Für Primariat, Abteilungsleitung und Einkauf

Dienstplan-Software für das Spital: worauf es bei der Auswahl ankommt

Viele Programme versprechen „KA-AZG“. Ob eines im Spital trägt, zeigen acht Fragen, die Sie in jeder Vorführung stellen können. Hier stehen sie mit den Antworten von Monkaru, und als Checkliste zum Mitnehmen.

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In der Vorführung

Acht Fragen an jede Dienstplan-Software fürs Spital

Laut der Spitalsärzteumfrage der Österreichischen Ärztekammer 2025 gehen 39 Prozent der ärztlichen Arbeitszeit in die Administration, in der Basisausbildung 48 Prozent. Der Dienstplan ist ein Teil davon. Eine Software, die ihn übernimmt, muss mit dem Spitalsalltag umgehen können.

Zu jeder Frage steht ein Prüffall, den Sie in jeder Vorführung durchspielen können. Lassen Sie ihn sich zeigen, nicht nur beschreiben.

Die Fragen 1 bis 3 betreffen das KA-AZG. Wie Sie diese Regeln mit genauen Uhrzeiten testen, zeigen die Prüffälle für KA-AZG-konforme Dienstplansoftware.

„Als Turnusarzt in Wien lebe ich jeden Monat mit einem Dienstplan. Ich weiß, wie schnell ein einziger Tausch eine Ruhezeit kippt. Diese acht Fragen würde ich jedem Anbieter stellen. Auch uns.“

Dr. med. univ. Manuel IstratoaieTurnusarzt in Wien, Gründer von Monkaru

Kann ein Dienst über Mitternacht gehen, und rechnet die Software die Ruhe danach richtig?

Der Journaldienst beginnt am Freitag um 07:30 und endet am Samstag um 08:30. Nach 25 Stunden stehen 23 Stunden Ruhe zu: 11 Stunden tägliche Ruhezeit und 12 Stunden Ausgleichsruhe. Die Wochenendvisite am Sonntag um 07:00 sieht im Plan harmlos aus. Sie beginnt eine halbe Stunde zu früh.

In der Vorführung: Tragen Sie einen 25-Stunden-Dienst von Freitag auf Samstag ein und danach einen Dienst am Sonntag um 07:00. Die Software muss ihn ablehnen und sagen, warum.

So macht es Monkaru

In Monkaru darf ein Dienst am nächsten Tag enden. Die tägliche Ruhezeit und die Ausgleichsruhe danach rechnet Monkaru mit, für Österreich sind 11 Stunden und die Ausgleichsruhe ab der 13. Stunde voreingestellt. Ist die Ruhe zu kurz, speichert Monkaru den Dienst beim Planen nicht und nennt die fehlenden Stunden. Dasselbe gilt für die Wochenruhe.

So prüft Monkaru das KA-AZG

Nachrechnen können Sie jeden Dienst mit dem kostenlosen KA-AZG-Ruhezeit-Rechner. Wie das mit Journaldiensten im Alltag aussieht, zeigt die Seite Ärztedienstplan-Software.

Prüft sie den Wochenschnitt über den ganzen Durchrechnungszeitraum?

Einzelne Wochen mit bis zu 60 Stunden sind erlaubt. Mehrere davon hintereinander nur, wenn der Schnitt über 17 Wochen bei 48 Stunden bleibt, oder über 26 bzw. 52 Wochen, wenn eine Betriebsvereinbarung das vorsieht. Wer dem Opt-Out zugestimmt hat, darf im Schnitt länger arbeiten, bis 30. Juni 2028 höchstens 52 Stunden. Ab 1. Juli 2028 gilt für alle wieder der 48-Stunden-Schnitt.

In der Vorführung: Fragen Sie, wie die Software den laufenden Schnitt einer Person zeigt und was passiert, wenn ein Dienst ihn über die Grenze hebt. Fragen Sie auch, wo die Opt-Out-Zeiträume stehen.

So macht es Monkaru

Den Durchrechnungszeitraum stellen Sie zwischen 2 und 52 Wochen ein, ebenso die Wochengrenze und den Schnitt. Opt-Out-Zeiträume hinterlegen Sie je Person, mit Beginn und Ende. Bei einer Überschreitung entscheiden Sie, ob Monkaru sie zulässt, nachfragt oder sperrt. Das Auto-Füllen hält die Grenzen immer ein.

Mehr zur Prüfung der Arbeitszeitgrenzen

Zählt sie verlängerte Dienste und Ihre Hausregeln mit?

Verlängerte Dienste sind nur mit Betriebsvereinbarung erlaubt, im Schnitt höchstens sechs im Monat. Dazu kommen die Regeln des Hauses: ein Journaldienst-Wochenende pro Quartal, kein langer Tagdienst direkt nach dem Journaldienst, zwei freie Wochenenden im Monat. Wenn am Monatsende jemand krank wird, rechnet das kaum jemand nach.

In der Vorführung: Lassen Sie eine Regel wie „höchstens ein Journaldienst-Wochenende pro Quartal“ anlegen. Planen Sie dann im März ein zweites, wenn das erste im Jänner war.

So macht es Monkaru

Monkaru zählt die verlängerten Dienste je Person im Durchschnitt mit. Ihre Hausregeln hinterlegen Sie als Dienstregeln, etwa ein Kontingent je Quartal, ein Folgeverbot oder freie Wochenenden. Monkaru zählt auch über Monats- und Quartalsgrenzen hinweg und sagt, welche Regel eine Zuteilung verletzt.

Hausregeln als Dienstregeln

Plant sie vom Bedarf aus, nach Qualifikation?

Ein Spital plant nicht danach, wer gerade Zeit hat, sondern danach, was besetzt sein muss. Unter der Woche eine Fachärztin in der Notaufnahme und einen Oberarzt in der Ambulanz, am Wochenende eine Ärztin in Ausbildung auf der Station. Wer einen Dienst übernimmt, muss die Besetzung auch abdecken dürfen.

In der Vorführung: Fragen Sie, wo Sie festlegen, was an einem Tag besetzt sein muss, und wie die Software zeigt, was noch offen ist.

So macht es Monkaru

Im Besetzungsplan legen Sie einmal fest, was an welchem Tag besetzt sein muss, mit Team, Position und Skills. Danach pflegen Sie nur noch die Ausnahmen. Wer eine Besetzung übernimmt, bekommt den passenden Dienst gleich im Dienstplan. Offene Besetzungen sehen Sie im Besetzungsplan und am Dashboard.

So funktioniert die Besetzungsplanung

Verteilt sie Nächte, Wochenenden und Feiertage fair, auch in Teilzeit?

In der Spitalsärzteumfrage der Ärztekammer 2025 nannte ein Viertel der Befragten die Nachtdienste eine starke Belastung. Fair heißt deshalb nicht „gleich viele Dienste“. Wer Teilzeit arbeitet, soll anteilig weniger Nächte haben. Wer im Vormonat drei Wochenenden hatte, diesmal weniger.

In der Vorführung: Fragen Sie, woran die Software misst, ob ein Plan fair ist, und ob sie die Vormonate einrechnet.

So macht es Monkaru

Monkaru rechnet für jede Person die Belastung durch Nächte, Wochenenden und Feiertage zusammen, im Verhältnis zu ihren Sollstunden. Das Auto-Füllen verteilt nach diesem Maß und gleicht Ungleichgewichte der Vormonate schrittweise aus. Was sich Ihr Team wünscht, fließt über die Dienstpräferenzen ein.

So verteilt das Auto-Füllen

Was passiert um 06:00, wenn jemand krank anruft?

Der Plan ist veröffentlicht, der Tagdienst beginnt in einer Stunde. Wer kann einspringen, ohne eine Ruhezeit zu verletzen? Von Hand heißt das: Liste durchgehen, Ruhezeiten im Kopf nachrechnen, telefonieren.

In der Vorführung: Nehmen Sie in der Vorführung jemanden aus einem veröffentlichten Plan. Fragen Sie, wen die Software vorschlägt, ob dabei die Ruhezeiten geprüft sind und wie das Team gefragt wird.

So macht es Monkaru

Der Ausfall-Manager zeigt, wer zur Besetzung passt und nach Ihren Einstellungen keine Ruhezeit, Arbeitszeitgrenze oder Dienstregel verletzen würde. Vorne steht, was am wenigsten ändert. Mit einem Rundruf fragen Sie alle auf einmal, in Monkaru und per E-Mail. Wer ausfällt und warum, steht nicht in der Anfrage. Wen Sie einteilen, entscheiden Sie.

Mehr zum Ausfall-Manager

So sieht der Rundruf für die Gefragten aus.

Kommt Ihr Team ohne Schulung zurecht?

Ärzt:innen in Ausbildung wechseln oft, und für eine Einschulung hat niemand Zeit. Sie wollen ihre Dienste am Handy sehen, Wünsche abgeben und tauschen, ohne dass die Planung jedes Mal E-Mails sortieren muss.

In der Vorführung: Lassen Sie sich zeigen, was eine Mitarbeiterin am Handy sieht. Fragen Sie, wie ein Tausch abläuft und wer ihn genehmigt.

So macht es Monkaru

Ihr Team nutzt Monkaru im Browser, am Handy wie am Computer, und legt es sich auf den Startbildschirm. Dienstpräferenzen, Urlaub und Tausch beantragen Mitarbeiter:innen direkt im Plan. Ein Tausch geht zuerst an die Kollegin, dann an Sie, und Monkaru prüft beide neuen Dienste. Die eigenen Dienste kommen auf Wunsch als Kalender-Abo aufs Handy.

So arbeitet Ihr Team mit

Hält sie den Fragen von Betriebsrat und Datenschutz stand?

Eine Software, die Arbeitszeiten und Krankenstände verarbeitet, braucht nach § 96a ArbVG in der Regel die Zustimmung des Betriebsrats. Typische Fragen sind: Wer sieht, wer krank ist? Wo liegen die Daten? Wer hat was geändert?

In der Vorführung: Fragen Sie, wer Krankenstände anderer sieht, wo die Daten gespeichert sind und ob es ein Muster für die Betriebsvereinbarung gibt.

So macht es Monkaru

Krankenstände, Absenzen und Zeitausgleich anderer sehen Mitarbeiter:innen nur, wenn Sie das freigeben. Diagnosen fragt Monkaru nicht ab. Die Daten sind in Deutschland gespeichert, die Auftragsverarbeitungsvereinbarung nennt alle Dienstleister. Ein Muster für die Betriebsvereinbarung, eine Arbeitshilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung und ein Zugriffskonzept gibt es kostenlos als PDF.

Datenschutz und Sicherheit

Die acht Fragen zum Mitnehmen

Mit Prüffall, den Merkmalen einer guten Antwort und einer Tabelle für den Vergleich der Anbieter.

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Umsteigen, ohne den laufenden Plan zu riskieren

So steigen Sie um

Selbst testen: 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Sie richten Ihre Abteilung selbst ein und planen einen echten Monat.
Mit Begleitung: Im Pilot richten wir Monkaru für Ihre Abteilung ein. Sie planen zwei Monate neben Ihrem bisherigen Plan, der verbindlich bleibt, und entscheiden danach. Der Pilot ist kostenlos.

So läuft ein Pilot ab

Ein Preis pro Abteilung

Größe der Abteilung	jährlich bezahlt	monatlich bezahlt
Bis 25 Mitarbeiter:innen	159 €	189 €
Bis 50 Mitarbeiter:innen	289 €	349 €
Bis 120 Mitarbeiter:innen	549 €	659 €

Preise pro Monat. Zugänge für das Team kosten nichts extra. Alle Preise inkl. 20 % USt.

Alle Unterlagen für den Einkauf

Für Betriebsrat, Datenschutz und Einkauf

Die Unterlagen liegen schon bereit

Betriebsrat, Datenschutz und Einkauf fragen früh nach. Die Antworten gibt es vorab, kostenlos und ohne Anmeldung.

Häufige Fragen

Was kostet Monkaru für eine Abteilung?

Einen festen Betrag pro Abteilung, gestaffelt nach Größe. Bei jährlicher Zahlung sind es pro Monat 159 € für bis zu 25 Mitarbeiter:innen, 289 € für bis zu 50 und 549 € für bis zu 120. Bei monatlicher Zahlung 189 €, 349 € und 659 €. Zugänge für das Team kosten nichts extra, und die ersten 30 Tage sind kostenlos.

Wie viel Zeit kostet die Einführung?

Das hängt davon ab, wer einrichtet. In der Testphase richten Sie Monkaru selbst ein: Mitarbeiter:innen, Dienste, Besetzungen und Regeln. Im Pilot übernehmen wir das. Von Ihnen brauchen wir dann einen Termin von etwa einer Stunde und danach etwa 15 Minuten pro Woche. Ihr bisheriger Dienstplan bleibt in dieser Zeit verbindlich.

Wie kommen wir von Excel zu Monkaru?

Ihre Mitarbeiter:innen fügen Sie aus einer Excel-Tabelle ein, viele Zeilen auf einmal. Dienste, Besetzungen und Hausregeln legen Sie einmal an, danach plant Monkaru jeden Monat damit. Im Pilot richten wir das für Sie ein, und Ihr bisheriger Plan läuft zwei Monate lang parallel weiter.

Wie kommt der Dienstplan zu Aushang, Personalabteilung und Team?

Den Dienstplan exportieren Sie als PDF oder Excel, etwa für den Aushang oder die Personalabteilung. Ihr Team sieht den Plan in Monkaru, am Handy wie am Computer, und jede Person kann ihre eigenen Dienste als Kalender-Abo in die Kalender-App holen.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Für Systeme, die Daten der Beschäftigten über allgemeine Angaben hinaus verarbeiten, sieht § 96a ArbVG die Zustimmung des Betriebsrats vor. Ob das in Ihrem Haus zutrifft, klären Sie mit Betriebsrat und Personalabteilung. Damit das schnell geht, gibt es ein Muster einer Betriebsvereinbarung, eine Arbeitshilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung und ein Zugriffskonzept, alle drei kostenlos als PDF.

Können mehrere Abteilungen mit Monkaru planen?

Ja. Jede Abteilung plant für sich und hat eine eigene Lizenz. Ein Träger kann mehrere Abteilungen unter einem Abrechnungskonto bündeln. Innerhalb einer Abteilung bilden Sie Teams, etwa Station und Ambulanz, und eine Besetzung kann für mehrere Teams offen sein.

Ist Monkaru auch für die Pflege geeignet?

Monkaru ist für ärztliche Abteilungen entwickelt. Die Prüfung nach dem KA-AZG gilt für alle Gesundheitsberufe im Spital gleich, also auch für die Pflege. Funktionen speziell für die Pflege, etwa ein Personalschlüssel, sind für die Zukunft geplant.

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Stellen Sie Monkaru die acht Fragen

Am besten an Ihrer eigenen Abteilung: Richten Sie sie ein und planen Sie den nächsten Monat. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

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