Beschaffungsunterlagen

Anbieter

Leistungsgegenstand

Monkaru ist eine cloudbasierte Software für Dienst-, Besetzungs- und Urlaubsplanung in Krankenhausabteilungen. Die Lizenz wird je Abteilung (Organisation) vergeben; ein Träger kann mehrere Abteilungen unter einem Abrechnungskonto bündeln.

• Prüfung der Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten nach KA-AZG vor dem Speichern jeder Zuteilung (täglich, Ausgleichsruhe, Wochenruhe, Durchrechnung, Opt-Out, Schutzgruppen).
• Automatische Planung (Solver), Mitarbeiter:innen-Abstimmung, Anfragen und Diensttausch, Ist-Zeiten, Zeit- und Urlaubskonten.
• Zeitnachweis nach § 26 AZG, Lohnexport mit kategorisierten Stunden, Fehlzeitenauszug, vollständiges Aktivitätsprotokoll.
• Rollen Inhaber:in, Admin, Mitarbeiter:in, Betrachter:in mit modularen und individuellen Berechtigungen.

Preise und Lizenzmodell

Alle Preise inkl. 20 % USt. Die Lizenzgröße richtet sich nach der Anzahl aktiver Mitarbeiter:innen je Abteilung. Ein Wechsel der Lizenzgröße ist jederzeit möglich.

• Träger mit mehreren Abteilungen: Konditionen und Abrechnung über ein gemeinsames Abrechnungskonto, Angebot auf Anfrage.
• Kostenloser Test: 30 Tage, Lizenz Medium, ohne Zahlungsdaten.

Beschaffung und Rechnungsstellung

• Abrechnung auf Rechnung mit Zahlungsziel 30 Tage netto, Zahlung per SEPA-Überweisung. Alternativ Kreditkarte über Stripe für Einzelabteilungen.
• Elektronische Rechnung nach EN 16931 als UBL 2.1 (Peppol BIS Billing 3.0), Zustellung über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail mit PDF und XML. Einreichung über e-Rechnung.gv.at möglich.
• Auftragsreferenz, Bestellnummer, Bestellposition und Lieferantennummer des Trägers werden auf Rechnung und XML übernommen.
• Lückenlose Rechnungsnummern, Gutschrift statt Änderung, Aufbewahrung der Rechnungsdokumente mindestens 7 Jahre (§ 132 BAO).
• Rechnungen sind im Kundenkonto jederzeit als PDF und XML abrufbar; Rechnungsempfänger und Zustellweg sind dort pflegbar.

Hosting und Datenstandort

Datenschutz (DSGVO)

Verarbeitet werden ausschließlich Mitarbeiterstammdaten, Dienst- und Abwesenheitszeiten der Abteilung. Es werden keine Patientendaten verarbeitet. Krankenstände sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und nur für berechtigte Rollen sichtbar.

• Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit technischen und organisatorischen Maßnahmen unter monkaru.com/dpa. Arbeitshilfen für Betriebsrat und Datenschutz unter monkaru.com/vorlagen: Muster einer Betriebsvereinbarung (§ 96, § 96a ArbVG), DSFA-Arbeitshilfe und Zugriffskonzept (wer sieht Ist-Zeiten und Krankenstände), jeweils zur individuellen Anpassung.
• Unterauftragsverarbeiter: Supabase, Inc. (EU Frankfurt), IONOS SE (DE), Stripe, Inc. (USA, EU-US DPF und SCC, nur Zahlungsdaten), Brevo SAS (FR), Functional Software, Inc. / Sentry (EU Frankfurt), Better Stack, s.r.o. (CZ), Rybbit (DE).
• Betroffenenrechte, Löschkonzept und Datenspeicherungsrichtlinie sind in der Anwendung dokumentiert; Daten werden nach Vertragsende gelöscht bzw. exportiert.
• Meldung von Datenschutzverletzungen an den Verantwortlichen innerhalb von 72 Stunden.

Informationssicherheit

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Row-Level-Security in der Datenbank, Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatische Abmeldung bei Inaktivität.
• Vollständiges Aktivitätsprotokoll aller Änderungen mit Werten vor und nach der Änderung; Konfigurationsstand wird bei jedem Monatsabschluss festgehalten.
• Erkennung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen, Rate-Limiting, Content-Security-Policy, regelmäßige Abhängigkeitsprüfungen.
• Der Anbieter hält derzeit keine SOC-2- oder ISO-27001-Zertifizierung. Sicherheitsfragebögen (z. B. nach NIS2) werden auf Anfrage beantwortet.

Support und Betrieb

• Es wird keine vertragliche Verfügbarkeitsgarantie (SLA) und kein dedizierter Ansprechpartner angeboten.

Vertragsbedingungen

• Laufzeit monatlich oder jährlich, Verlängerung automatisch, Kündigung jeweils zum Ende der Abrechnungsperiode.
• Es gelten die Nutzungsbedingungen unter monkaru.com/terms und die Datenschutzerklärung unter monkaru.com/privacy-policy.
• Anwendbares Recht: österreichisches Recht, Gerichtsstand Wien.