Beschaffungsunterlagen

Anbieter

Leistungsgegenstand

Monkaru ist eine cloudbasierte Software für Dienst-, Besetzungs- und Urlaubsplanung in Krankenhausabteilungen. Gebucht wird ein Paket je Abteilung (Organisation); ein Träger kann mehrere Abteilungen unter einem Abrechnungskonto bündeln.

• Prüfung der Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten nach KA-AZG vor dem Speichern jeder Zuteilung (täglich, Ausgleichsruhe, Wochenruhe, Durchrechnung, Opt-Out, Schutzgruppen).
• Automatische Planung (Auto-Füllen), Mitarbeiter:innen-Abstimmung, Anfragen und Diensttausch, Urlaubsplan, Besetzungsplan mit Ausfall-Manager.
• Änderungen nach der Veröffentlichung werden im Dienstplan markiert, der veröffentlichte Plan bleibt erhalten. Dienstplan-Versionen mit Wiederherstellung, vollständiges Aktivitätsprotokoll, Export des Dienstplans als PDF und Excel.
• Rollen Inhaber:in, Admin, Mitarbeiter:in, Betrachter:in mit modularen und individuellen Berechtigungen.

Preise und Pakete

Alle Preise inkl. 20 % USt. Der Preis richtet sich nach der Größe des Pakets, also der Zahl der Mitarbeiter:innen, die in der Abteilung geplant werden. Alle Funktionen der Dienstplanung sind enthalten, Zugänge für das Team kosten nichts extra.

• Jährlich: 12 Monate Laufzeit, Abrechnung im Voraus. Monatlich: kündbar vor Beginn der nächsten Abrechnungsperiode.
• Wechsel in ein größeres Paket jederzeit, anteilig für die restliche Laufzeit. Ein kleineres Paket gilt ab der nächsten Verlängerung.
• Eine Organisation umfasst bis zu 120 Mitarbeiter:innen; eine größere Abteilung muss auf mehrere Organisationen mit je eigenem Paket verteilt werden.
• Träger mit mehreren Abteilungen: Konditionen und Abrechnung über ein gemeinsames Abrechnungskonto, Angebot auf Anfrage.
• Kostenloser Test: 30 Tage, Paket bis 120 Mitarbeiter:innen, ohne Zahlungsdaten.

Beschaffung und Rechnungsstellung

• Abrechnung auf Rechnung mit Zahlungsziel 30 Tage netto, Zahlung per SEPA-Überweisung. Auf Wunsch alternativ Online-Zahlung über Stripe (z. B. Kreditkarte).

Hosting und Datenstandort

Die Daten werden in Deutschland gespeichert und primär in der EU verarbeitet. Soweit einzelne Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, ist das durch Standardvertragsklauseln (SCC) beziehungsweise das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Datenschutz (DSGVO)

Verarbeitet werden ausschließlich Mitarbeiterstammdaten, Dienst- und Abwesenheitszeiten der Abteilung. Es werden keine Patientendaten verarbeitet. Krankenstände sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und nur für berechtigte Rollen sichtbar.

• Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit technischen und organisatorischen Maßnahmen unter monkaru.com/dpa. Arbeitshilfen für Betriebsrat und Datenschutz unter monkaru.com/vorlagen: Muster einer Betriebsvereinbarung (§ 96, § 96a ArbVG), DSFA-Arbeitshilfe und Zugriffskonzept (wer sieht Dienstpläne und Krankenstände), jeweils zur individuellen Anpassung.
• Unterauftragsverarbeiter: Supabase Pte. Ltd., Singapur (Speicherung und primäre Verarbeitung EU Frankfurt, vertraglich zugesichert; Drittlandzugriff nur durch berechtigtes Personal, SCC), IONOS SE (DE), Brevo SAS (FR), Functional Software, Inc. / Sentry (EU Frankfurt), Better Stack, s.r.o. (CZ), Rybbit (DE). Stripe, Inc. (USA, EU-US DPF und SCC) nur, wenn sich die Organisation für die Online-Zahlung über Stripe (z. B. per Kreditkarte) entscheidet, und nur mit Abrechnungsdaten der zahlenden Organisation; bei Abrechnung auf Rechnung (Regelfall) findet keine Übermittlung an Stripe statt.
• Betroffenenrechte, Löschkonzept und Datenspeicherungsrichtlinie sind in der Anwendung dokumentiert. Nach Vertragsende bleiben die Daten gespeichert und exportierbar; gelöscht wird auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Meldung von Datenschutzverletzungen an den Verantwortlichen innerhalb von 72 Stunden.

Informationssicherheit

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Row-Level-Security in der Datenbank (auch Teambeschränkungen), Passwörter mit mindestens 12 Zeichen, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für jedes Konto (eingeschaltet für jeden Datenzugriff verlangt), automatische Abmeldung bei Inaktivität.
• Vollständiges Aktivitätsprotokoll aller Änderungen mit Werten vor und nach der Änderung; Regelstand wird bei jeder Veröffentlichung eines Monats festgehalten.
• Erkennung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen, Rate-Limiting, Content-Security-Policy mit Nonce, keine Skripte Dritter in der angemeldeten Anwendung, regelmäßige Abhängigkeitsprüfungen.

Support und Betrieb

• Es wird keine vertragliche Verfügbarkeitsgarantie (SLA) angeboten.

Vertragsbedingungen

• Laufzeit monatlich oder jährlich, Verlängerung automatisch, Kündigung jeweils zum Ende der Abrechnungsperiode.
• Es gelten die Nutzungsbedingungen unter monkaru.com/terms und die Datenschutzerklärung unter monkaru.com/privacy-policy.
• Anwendbares Recht: österreichisches Recht, Gerichtsstand Wien.