KA-AZG-konforme Dienstplansoftware: woran Sie sie erkennen

„KA-AZG-konform“ steht auf vielen Anbieterseiten. Ein Prüfsiegel dafür gibt es nicht. Ob eine Software das Gesetz tatsächlich prüft, zeigen acht Prüffälle mit genauen Uhrzeiten, die Sie in jeder Vorführung nachstellen können.

Zu den acht Prüffällen Prüfliste als PDF

Kostenlos, ohne Anmeldung, für jeden Anbieter.

Ein Siegel, das es nicht gibt

Kein Amt prüft oder zertifiziert Dienstplansoftware nach dem KA-AZG.

Die Arbeitsinspektion kontrolliert Dienstpläne und Arbeitszeitaufzeichnungen, keine Programme. Für einen Plan, der dem Gesetz entspricht, ist der Dienstgeber verantwortlich (§§ 11 und 12 KA-AZG).

„KA-AZG-konform“ kann bei einer Software deshalb nur heißen: Sie prüft die Regeln zuverlässig. Wie zuverlässig, beantworten fünf Fragen.

1
Welche Regeln?
Nicht nur die 11 Stunden, auch die Verlängerung nach langen Diensten, die Wochenruhe, Durchschnitte und Höchstzahlen.
2
Wann?
Bei jeder Änderung, bevor sie gespeichert wird, nicht erst am Monatsende.
3
Wo?
Auf dem Server, sodass jeder Weg in den Plan dieselbe Prüfung durchläuft, nicht nur die Anzeige.
4
Was dann?
Sperren, nachfragen oder zulassen, je nach Regel und nach Einstellung des Hauses.
5
Was bleibt?
Welche Regeln galten und wer eine Abweichung bestätigt hat.

Was das KA-AZG von einer Dienstplansoftware verlangt

Sieben Regeln tragen fast jeden Spitalsdienstplan. Ausführlich erklärt sind sie im Ratgeber KA-AZG einfach erklärt.

Regel

Grundlage

Was die Software können muss

Mindestens 11 Stunden Ruhe nach jedem Dienst. Nach einem Dienst über 13 Stunden verlängert sich die Ruhe um die Stunden über 13, mindestens um 11 Stunden.
§ 7 Abs 1 und 3
Dienste über Mitternacht als einen Dienst rechnen und die längere Ruhe danach vor dem Speichern prüfen.
Nach einem Tag mit 8 bis 13 Stunden Arbeit innerhalb von 10 Kalendertagen eine um 4 Stunden längere Ruhezeit.
§ 7 Abs 2
Über den einzelnen Tag hinaus rechnen und zeigen, wo die verlängerte Ruhe fehlt.
Wochenruhe von 36 Stunden am Stück.
§ 7a KA-AZG, ARG
In jeder Woche ein ausreichendes Ruhefenster finden, auch wenn Dienste über Mitternacht gehen.
Höchstens 13 Stunden am Tag. Verlängerte Dienste bis 25 Stunden nur mit Betriebsvereinbarung, im Schnitt höchstens 6 im Monat, per Vereinbarung bis 8.
§§ 3 und 4
Verlängerte Dienste erkennen und je Person über den Durchrechnungszeitraum zählen.
Im Schnitt höchstens 48 Stunden pro Woche über 17 Wochen, per Betriebsvereinbarung über 26 oder 52 Wochen. Einzelne Wochen bis 60, mit verlängerten Diensten bis 72 Stunden.
§§ 3 und 4
Den laufenden Schnitt über den ganzen Zeitraum rechnen, über Monatsgrenzen hinweg.
Opt-Out: bis 30.06.2028 im Schnitt bis 52 Stunden, nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der einzelnen Person.
§ 4 Abs 4b, § 11b
Das Opt-Out je Person mit Beginn und Ende führen und danach wieder mit 48 Stunden rechnen.
Der Dienstgeber zeichnet die Arbeitszeiten auf, das Arbeitsinspektorat kontrolliert.
§§ 11 und 12
Festhalten, wer den Plan wann geändert hat, und Abweichungen sichtbar lassen.

Für die Vorführung

Acht Prüffälle mit genauen Uhrzeiten

Bitten Sie in der Vorführung darum, die Fälle mit Testdaten einzugeben, statt sie sich beschreiben zu lassen. Jeder Fall dauert wenige Minuten.

Die Fälle 1 bis 3 sind mit denselben Prüffunktionen nachgerechnet, die Monkaru im Dienstplan verwendet, mit den österreichischen Standardwerten.

Fall 01

Ruhezeit nach einem verlängerten Dienst

§ 7 Abs 1 und 3 KA-AZG

Nach jedem Dienst stehen mindestens 11 Stunden Ruhe zu. Dauert ein Dienst länger als 13 Stunden, verlängert sich die folgende Ruhezeit um die Stunden über 13, mindestens aber um 11 Stunden. Schon nach 13.5 Stunden Dienst sind damit 22 Stunden Ruhe nötig.

So testen Sie

Mi 07:30 bis 23:30: ein Dienst von 16 Stunden
Do 14:00: Beginn eines Spätdienstes

Richtig ist

Die Software lässt den Spätdienst nicht zu. Nötig sind 22 Stunden Ruhe, der früheste Dienstbeginn ist Do 21:30.

Darauf achten

Mit 11 Stunden gerechnet oder mit 11 Stunden plus den 3 Stunden über 13 wäre der Spätdienst zulässig. Der Fall prüft, ob die Mindestverlängerung um 11 Stunden bekannt ist.

Monkaru

Monkaru sperrt den Spätdienst vor dem Speichern und nennt die nötige Ruhezeit. Für Österreich sind die 11 Stunden und die Verlängerung nach Diensten über 13 Stunden voreingestellt.

Zum Ausprobieren: Dienstbeginn Mi 07:30, wann endet der Dienst?

DienstendeMi 23:30 · 16 Stunden

Mi 15:30Do 08:30

Nötige Ruhezeit: 22 Stunden
Frühester nächster Dienst: Do 21:30
Spätdienst Do 14:00: nicht zulässig

Nötige Ruhe nach Dienstdauer

Gerechnet mit denselben Prüffunktionen wie der Dienstplan in Monkaru und den österreichischen Standardwerten. Es werden keine Daten übertragen.

Fall 02

Wochenruhe

§ 7a KA-AZG, §§ 3 und 4 ARG

Jede Woche steht eine zusammenhängende Ruhe von 36 Stunden zu. Ein Kollektivvertrag oder eine Betriebsvereinbarung kann sie in einzelnen Wochen kürzen, wenn im Schnitt 36 Stunden erreicht werden. Für diesen Schnitt zählen nur Ruhezeiten von mindestens 24 Stunden.

So testen Sie

Eine Woche, in der die längste dienstfreie Zeit von Sa 20:00 bis Mo 06:00 reicht, also 34 Stunden

Richtig ist

Die Software meldet, dass die Wochenruhe fehlt, und zeigt die längste freie Zeit der Woche.

Darauf achten

Ein freier Sonntag allein reicht nicht. Entscheidend ist die Dauer der Ruhe am Stück.

Monkaru

Monkaru sperrt den Dienst, durch den die Wochenruhe fehlen würde. Muss im veröffentlichten Plan jemand einspringen, bietet der Ausfall-Manager mit der Einstellung „Ersatzruhe in der Folgewoche erlauben“ eine Ersatzruhe in der Woche danach an.

Die längste freie Zeit der Woche: 34 Stunden

Fall 03

Verlängerte Ruhezeit nach langen Tagen

§ 7 Abs 2 KA-AZG

Beträgt die Tagesarbeitszeit zwischen 8 und 13 Stunden, ist innerhalb der nächsten 10 Kalendertage eine Ruhezeit um 4 Stunden zu verlängern, im Normalfall also auf 15 Stunden. Jeder solche Tag braucht eine eigene verlängerte Ruhezeit.

So testen Sie

Drei Wochen lang je sechs Dienste von 07:00 bis 17:00 mit 30 Minuten Pause
Frei ist jeweils nur der Samstag

Richtig ist

Die Software zeigt, wo eine verlängerte Ruhezeit fehlt, und bis wann sie spätestens liegen muss.

Darauf achten

Die Regel hängt nicht an einem Tag, sondern an zehn. Freie Tage zählen als lange Ruhezeiten, eng wird es deshalb in Wochen mit nur einem freien Tag. Eine Prüfung, die nur den Abstand zum nächsten Dienst ansieht, erfasst die Regel nicht.

Monkaru

Monkaru führt fehlende verlängerte Ruhezeiten unter „Aktive Warnungen“ und im Dienstplan unter „Prüfen“, jeweils mit dem betroffenen Tag. Auto-Füllen plant die längere Ruhe bevorzugt ein.

Fall 04

Durchschnitt über mehrere Monate

§ 3 Abs 2 und § 4 Abs 4 KA-AZG

Im Durchschnitt von 17 Wochen sind höchstens 48 Stunden pro Woche zulässig, einzelne Wochen bis 60 Stunden, mit verlängerten Diensten bis 72 Stunden. Eine Betriebsvereinbarung kann den Zeitraum auf 26 Wochen verlängern, für Ärzt:innen unter bestimmten Voraussetzungen auf 52 Wochen.

So testen Sie

14 Wochen in Folge mit je 58 Stunden, über drei Monate verteilt, darunter Journaldienste von So auf Mo
In der 15. Woche eine normale Woche mit 40 Stunden

Richtig ist

Die Software meldet die 15. Woche. 15 Wochen ergeben 852 Stunden, erlaubt sind in 17 Wochen 816. Sie rechnet dafür die Vormonate mit und zählt die Stunden eines Dienstes über Mitternacht in der Woche, in der sie anfallen.

Darauf achten

Für sich genommen ist der letzte Monat unauffällig. Eine Prüfung, die nur den Monat am Bildschirm sieht, findet nichts.

Monkaru

Monkaru rechnet die Wochen davor mit, auch aus früheren Monaten, und teilt Dienste über Mitternacht auf die Wochen auf, in denen sie liegen. Ob Monkaru dann nachfragt oder sperrt, legen Sie fest.

Nach 15 Wochen 852 Stunden, erlaubt sind in 17 Wochen 816

Fall 05

Zahl der verlängerten Dienste

§ 4 Abs 5 KA-AZG

Im Schnitt des Durchrechnungszeitraums sind höchstens 6 verlängerte Dienste pro Monat zulässig, per Betriebsvereinbarung bis zu 8. Eine durchgehende Arbeitszeit von mehr als 32 Stunden zählt als zwei verlängerte Dienste.

So testen Sie

Über 17 Wochen 24 verlängerte Dienste für eine Person, in einem Monat 8, in den anderen weniger

Richtig ist

Die Software meldet den 24. Dienst. Bei 6 pro Monat sind in 17 Wochen höchstens 23 zulässig. Sie zählt je Person über den ganzen Zeitraum, nicht je Kalendermonat.

Darauf achten

Ein Monat mit 8 Diensten ist für sich kein Verstoß. Entscheidend ist der Schnitt.

Monkaru

Monkaru zählt die verlängerten Dienste je Person über den Durchrechnungszeitraum und fragt nach oder sperrt, nach Ihrer Einstellung. Die Zahl pro Monat und den Zeitraum stellen Sie ein.

Fall 06

Opt-Out je Person

§ 4 Abs 4b und § 11b KA-AZG

Mit Opt-Out darf der Schnitt bis 30.06.2028 bis zu 52 Stunden pro Woche betragen. Dafür braucht es eine Betriebsvereinbarung und die vorherige schriftliche Zustimmung jeder einzelnen Person. Die Zustimmung lässt sich mit acht Wochen Vorankündigung widerrufen.

So testen Sie

Zwei Personen mit demselben Plan über 17 Wochen, im Schnitt 50 Stunden pro Woche
Nur eine von beiden mit Opt-Out, mit Beginn und Ende

Richtig ist

Die Software meldet den Schnitt nur für die Person ohne Opt-Out. Das Opt-Out lässt sich mit einem Enddatum eintragen, etwa nach einem Widerruf.

Monkaru

In Monkaru tragen Sie das Opt-Out je Person als Zeitraum mit Beginn und Ende ein. Innerhalb dieses Zeitraums gilt für die Person der höhere Durchschnitt, für Österreich sind 52 Stunden voreingestellt.

Fall 07

Änderung nach der Veröffentlichung

§ 7 Abs 1 KA-AZG

Die Ruhezeiten gelten für den Plan, der tatsächlich gearbeitet wird. Jede Änderung im laufenden Monat kann eine Ruhezeit verkürzen, oft einige Tage entfernt von der Stelle, an der geändert wird.

So testen Sie

Ein veröffentlichter Monat
Zwei Personen tauschen so, dass eine von ihnen Mi bis 22:00 arbeitet und Do um 07:00 wieder beginnt

Richtig ist

Die Software prüft den Tausch für beide Personen, bevor er genehmigt wird. Wird der Plan danach trotzdem so geändert, bleibt die Abweichung sichtbar.

Monkaru

Monkaru prüft beim Tausch beide neuen Dienste, bevor Sie ihn genehmigen. Würde eine Änderung im veröffentlichten Monat eine Ruhezeit verletzen, fragt Monkaru vorher nach, und der Tag bleibt markiert.

Fall 08

Nachweis gegenüber dem Arbeitsinspektorat

§§ 11 und 12 KA-AZG

Der Dienstgeber muss die Arbeitszeiten aufzeichnen, das Arbeitsinspektorat kontrolliert. Verstöße werden grundsätzlich je betroffener Person bestraft, mit 218 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall mit 360 bis 3.600 Euro.

So testen Sie

Fragen Sie: „Mit welchen Regeln wurde der März geprüft?“
„Wer hat am 14. eine Warnung bestätigt, und warum?“

Richtig ist

Die Software zeigt die Regeln, die für den Monat galten, und ein Protokoll mit jeder Änderung und jeder bestätigten Warnung, mit Person und Zeitpunkt.

Monkaru

Monkaru hält für jeden veröffentlichten Monat den „Stand bei Veröffentlichung“ fest, also die Regeln, mit denen er geprüft wird. Im Aktivitätsprotokoll steht, wer welchen Dienst wann geändert hat, welche Warnung dabei bestätigt wurde und wer eine Warnung zugelassen hat, auf Wunsch mit Begründung.

Die acht Prüffälle für die Vorführung

Mit Regel, Eingabe und richtigem Ergebnis je Fall, der Regeltabelle und einer Tabelle für die Ergebnisse der Anbieter.

Prüfliste als PDF

Sperren, nachfragen oder zulassen?

Eine Software, die jede Überschreitung sperrt, hilft nicht in der Nacht, in der jemand erkrankt und niemand mit ausreichender Ruhezeit einspringen kann. Für solche Fälle sieht das Gesetz eine Ausnahme vor: In außergewöhnlichen und unvorhersehbaren Fällen dürfen die Grenzen überschritten werden, wenn die Betreuung der Patient:innen sonst unterbrochen würde (§ 8 Abs 1 KA-AZG).

Eine Software, die nur warnt, führt dazu, dass Warnungen routinemäßig bestätigt werden. Unter vielen Änderungen eines Monats fällt die eine, die zählt, dann nicht mehr auf.

Sinnvoll ist eine Abstufung nach Regel und nach Zeitpunkt.

1
Ruhezeiten: beim Planen sperren
Es gibt keinen Grund, eine zu kurze Ruhe Wochen im Voraus einzuplanen.
2
Wochengrenzen, Durchschnitt, verlängerte Dienste: nach Einstellung des Hauses
Sie hängen von Betriebsvereinbarung und Opt-Out ab. Deshalb legt das Haus fest, ob die Software sperrt, nachfragt oder zulässt.
3
Nach der Veröffentlichung: nachfragen und festhalten
Im laufenden Monat geht die Versorgung vor. Die Software fragt nach, hält fest, wer bestätigt hat, und lässt die Abweichung sichtbar.

So ist Monkaru aufgebaut. Auto-Füllen hält dabei Ruhezeiten, Wochengrenzen, Durchschnitt und die Grenze für verlängerte Dienste immer ein, auch wenn bei Änderungen von Hand mehr zugelassen ist.

So prüft Monkaru das KA-AZG

Was beim Dienstgeber bleibt

Eine Software prüft den Plan. Vier Pflichten liegen beim Dienstgeber, unabhängig davon, womit geplant wird.

Die Betriebsvereinbarung: Sie erlaubt verlängerte Dienste (§ 4 Abs 1), erhöht ihre Zahl auf bis zu 8 im Monat (§ 4 Abs 5) oder verlängert den Durchrechnungszeitraum (§ 3 Abs 4).
Die Opt-Out-Zustimmung: Schriftlich, von jeder Person einzeln und nicht im Zusammenhang mit dem Abschluss des Dienstvertrags. Dazu ein aktuelles Verzeichnis mit Kopien der Erklärungen (§ 11b).
Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten: Ein Dienstplan zeigt, was vorgesehen ist. Aufzuzeichnen sind die Arbeitszeiten (§ 11).
Die Anzeige außergewöhnlicher Fälle: Werden Grenzen in einem außergewöhnlichen Fall überschritten, zeigt der Dienstgeber das spätestens vier Tage danach dem Arbeitsinspektorat an (§ 8 Abs 4).

Monkaru

Das Prüfprotokoll: so antwortet Monkaru auf die acht Fälle

Prüffall

Was Monkaru tut

Einstellbar

01Ruhezeit nach langem Dienst
Sperrt vor dem Speichern und nennt die nötige Ruhezeit.
Ruhezeit, Schwelle und Mindestverlängerung
02Wochenruhe
Sperrt vor dem Speichern. Auf Wunsch Ersatzruhe in der Folgewoche.
Dauer der Wochenruhe, Ersatzruhe
03Verlängerte Ruhe (§ 7 Abs 2)
Warnt unter „Aktive Warnungen“ und in „Prüfen“. Auto-Füllen plant die längere Ruhe ein.
Alle vier Werte der Regel
04Durchschnitt über Monate
Rechnet über Monatsgrenzen. Fragt nach oder sperrt, nach Ihrer Einstellung.
Zeitraum (2 bis 52 Wochen), Grenzwerte
05Zahl der langen Dienste
Zählt je Person über den Zeitraum. Fragt nach oder sperrt.
Anzahl pro Monat, Zeitraum
06Opt-Out je Person
Höherer Durchschnitt nur im Opt-Out-Zeitraum der Person.
Zeiträume je Person, Grenzwert
07Tausch im laufenden Monat
Prüft den Tausch vor der Genehmigung. Danach fragt Monkaru nach und markiert den Tag.
Strenge je Regel
08Nachweis
Regeln je Monat, jede Änderung, jede bestätigte und zugelassene Warnung mit Person und Zeitpunkt.
Nicht nötig

„Fragt nach oder sperrt“ ist die Einstellung „Arbeitszeitgrenze überschritten“ unter „Prüfung manueller Änderungen“: Erlaubt, Bestätigung oder Gesperrt. Voreingestellt ist die Bestätigung. Monkaru prüft nach den Regeln, die Ihre Organisation eingestellt hat. Die arbeitsrechtliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Fälle in Monkaru durchspielen Pilot für Ihre Abteilung

Häufige Fragen

Gibt es ein Zertifikat für KA-AZG-konforme Dienstplansoftware?

Nein. Weder die Arbeitsinspektion noch eine andere Stelle prüft oder zertifiziert Dienstplansoftware nach dem KA-AZG. Kontrolliert werden Dienstpläne und Arbeitszeitaufzeichnungen, die Verantwortung trägt der Dienstgeber (§§ 11 und 12 KA-AZG). Ob eine Software die Regeln prüft, lässt sich in einer Vorführung mit konkreten Prüffällen testen.

Ist ein Dienstplan aus Monkaru automatisch KA-AZG-konform?

Monkaru prüft nach den Regeln, die in Ihrer Organisation eingestellt sind, und zeigt, wo ein Plan davon abweicht. Für Österreich sind die Werte aus dem KA-AZG voreingestellt. Monkaru ist dabei Entscheidungsunterstützung: Die arbeitsrechtliche Verantwortung bleibt bei Ihnen, Monkaru macht die Prüfung nachvollziehbar.

Welche Werte muss eine Software je Haus anpassen können?

Alles, was Betriebsvereinbarung und Opt-Out verändern: die Zahl der verlängerten Dienste (im Schnitt 6 oder bis zu 8 pro Monat), den Durchrechnungszeitraum (17, 26 oder 52 Wochen) und den höheren Durchschnitt für Personen mit Opt-Out. In Monkaru sind diese Werte Einstellungen Ihrer Organisation. Das Opt-Out tragen Sie je Person mit Beginn und Ende ein.

Reicht ein geprüfter Dienstplan für die Aufzeichnungspflicht?

Nein. Ein Dienstplan zeigt, was vorgesehen ist. § 11 KA-AZG verlangt Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten. Fehlen sie so, dass sich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nicht mehr feststellen lässt, wird die Strafe je betroffener Person verhängt (§ 12 Abs 1a KA-AZG).

Was gilt, wenn kurzfristig jemand ausfällt und die Ruhezeit nicht reicht?

In außergewöhnlichen und unvorhersehbaren Fällen dürfen die Grenzen vorübergehend überschritten werden, wenn die Betreuung der Patient:innen sonst unterbrochen würde und sich das nicht anders organisieren lässt (§ 8 Abs 1 KA-AZG). Der Dienstgeber zeigt das dem Arbeitsinspektorat spätestens vier Tage nach Beginn schriftlich an (§ 8 Abs 4). Würde eine Änderung im veröffentlichten Dienstplan eine Ruhezeit verletzen, fragt Monkaru vorher nach, statt zu sperren, und der Tag bleibt markiert.

Quellen

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