Zugriffskonzept: Wer sieht was in Monkaru

1. Rollen

Jede Person hat in einer Organisation (einer Abteilung) genau eine Rolle. Eine Person kann in derselben Abteilung zusätzlich als Mitarbeiter:in geführt werden, etwa eine Oberärztin, die plant und selbst Dienste hat; die beiden Rollen werden getrennt geführt und getrennt geschaltet.

Individuelle Berechtigungen: Inhaber:innen können jede Rollenberechtigung für eine einzelne Person abweichend setzen, in beide Richtungen. Beispiel: die Mitarbeiter:innen sehen standardmäßig keine Krankenstände, die Stationsleitung als Einzelperson schon. Jede individuelle Abweichung ist in den Einstellungen als solche markiert und im Änderungsverlauf protokolliert.

2. Wer sieht was: Datenkategorien je Rolle

Die Tabelle zeigt für jede Datenkategorie, was eine Rolle standardmäßig lesen oder ändern kann. In eckigen Klammern steht der Schalter aus Abschnitt 4, der das ändert. "Serverseitig nicht übertragen" bedeutet: die Daten verlassen die Datenbank nicht in Richtung dieser Rolle, unabhängig davon, was die Oberfläche anzeigt.

3. Ist-Zeiten und Krankenstand im Detail

Wie Ist-Zeiten entstehen

• Es gibt keine Stechuhr, keine App-Anmeldung als Anwesenheitsnachweis, keine Standort-, Geräte- oder biometrischen Daten.
• Nach Ablauf eines Tages übernimmt das System den geplanten Dienst als Ist-Zeit (Abweichungsprinzip: Ist gleich Plan, solange niemand etwas anderes einträgt).
• Abweichungen (früherer oder späterer Beginn, andere Pausen, nicht angetreten, ungeplanter Dienst) trägt eine Person mit der Berechtigung Lohndaten verwalten ein. Diese Berechtigung ist standardmäßig aus und wird von einer Inhaber:in vergeben. Die Datenbank prüft die Berechtigung bei jedem Schreibvorgang selbst, nicht nur die Oberfläche.
• Ein Monat kann veröffentlicht und danach gesperrt werden. Nach der Sperre sind Soll und Ist eingefroren; Korrekturen brauchen eine erneute Öffnung durch eine Person mit Dienstplanstatus ändern und sind protokolliert.

Wer Ist-Zeiten sieht

• Jede Mitarbeiter:in sieht ihre eigenen Ist-Zeiten jederzeit unter Mein Dienstplan (Umschalter Plan/Ist) und kann, wenn der Arbeitgeber es freischaltet, jede Änderung daran im eigenen Änderungsverlauf nachlesen, mit oder ohne Namen der ändernden Person.
• Inhaber:innen und Admins sehen Ist-Zeiten in den Auswertungen und im Änderungsverlauf; die Ist-Zeile im Teamdienstplan und die Exporte sind an Lohndaten verwalten gebunden.
• Mitarbeiter:innen und Betrachter:innen erhalten von anderen Personen keine Ist-Uhrzeiten, Pausen oder Zeitstempel. Der Server entfernt diese Felder aus den Antworten für diese Rollen. Was bleibt, ist der effektive Zustand des Tages, den auch ein Aushang zeigt: ob ein geplanter Dienst zu einem Urlaub oder, sofern sichtbar, zu einem Krankenstand wurde.

Krankenstand und andere Gesundheitsbezüge

• Ein Krankenstand wird als Abwesenheitsart mit Zeitraum gespeichert. Es gibt kein Feld für Grund oder Diagnose. Notizfelder sind freie Textfelder; ihre Verwendung für Diagnosen ist organisatorisch zu untersagen (siehe Betriebsvereinbarung § 8).
• Krankenstände anderer Personen sind für Mitarbeiter:innen und Betrachter:innen standardmäßig verborgen, in allen Ansichten und Exporten, die diese Rollen erreichen: Teamdienstplan, Besetzungsplan, Urlaubsplan, Tagesübersicht. Das gilt auch dann, wenn der Krankenstand direkt als Dienstart in den Plan gesetzt wurde.
• Schutzzeiträume (Mutterschutz, Schutzfrist, KA-AZG-Schutzgruppe) sind Beschäftigungsdaten ohne Angabe des Grundes, erlauben aber einen Rückschluss. Sie sind nur für Inhaber:innen und Admins sichtbar und werden wie Gesundheitsdaten behandelt.
• Eigene Krankenstände sieht jede Person immer selbst.

4. Alle Schalter und ihre Standardwerte

Diese Tabelle dokumentiert die tatsächlich in Monkaru verfügbaren Berechtigungen mit ihren Standardwerten in der genannten Version. Sie wird mit jeder Version der Anwendung abgeglichen.

5. Protokollierung

Nicht protokolliert werden: Lesezugriffe einzelner Personen auf den Plan, Verweildauer, Bildschirminhalte, Standort oder Gerät.

6. Zugriff des Anbieters

• Der Anbieter ist kein Mitglied der Organisation und sieht den Dienstplan einer Abteilung nicht über die Oberfläche. Seine Verwaltungskonsole beschränkt sich auf Kundenkonten und Lizenzen, Rechnungen, Betroffenenanfragen (Auskunft, Löschung) und die Wiederherstellung oder endgültige Löschung von Datensätzen aus dem Papierkorb auf Wunsch des Verantwortlichen.
• Technischer Zugriff auf die Datenbank besteht für Betrieb, Fehlerbehebung und Sicherheitsvorfälle und ist auf die in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung genannten Personen und Zwecke beschränkt. Er erfolgt nur auf Weisung des Verantwortlichen oder zur Erfüllung der Vertragspflichten.
• Fehlerberichte an das Monitoring enthalten keine personenbezogenen Nutzdaten (Übertragung personenbezogener Standardfelder ist deaktiviert).
• Der Anbieter hält derzeit keine SOC-2- oder ISO-27001-Zertifizierung.

7. Empfohlene Einstellung für den Betrieb mit Betriebsvereinbarung

1. Lohndaten verwalten nur an die Personen vergeben, die in Anlage 3 der Betriebsvereinbarung genannt sind, bevorzugt als individuelle Freigabe statt für alle Admins.
2. Admins auf ihre Teams einschränken, wenn eine Abteilung mehrere Teams führt.
3. Abwesenheiten anderer Mitarbeiter:innen einsehen ausgeschaltet lassen; wo eine Stationsleitung Krankenstände braucht, individuell freigeben.
4. Für Betrachter:innen Abwesenheiten, Krankenstände und Zeitausgleich anzeigen ausgeschaltet lassen.
5. Eigenen Änderungsverlauf einsehen und Sehen, wer eine Änderung gemacht hat für Mitarbeiter:innen einschalten: Transparenz über die eigenen Ist-Zeiten ist die wirksamste Kontrolle der Kontrolle.
6. Die Liste der Personen mit Lohndaten verwalten und der individuellen Abweichungen jährlich mit dem Betriebsrat durchgehen.

Weitere Unterlagen für Betriebsrat und Datenschutz

• Muster einer Betriebsvereinbarung Dienstplanung und Zeiterfassung (§ 96, § 96a ArbVG)
• DSFA-Arbeitshilfe für Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung (Art. 35 DSGVO)
• Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO)
• Beschaffungsunterlagen: Hosting, Sicherheit, Preise