Passt dieser Urlaub, oder fehlt dann jemand?
Im Urlaubsplan sehen Sie alle Abwesenheiten der Abteilung in einer Monatsansicht. Monkaru rechnet jeden Tag gegen den Bedarf, den Ihr Besetzungsplan vorgibt, und zeigt vor dem Eintragen oder Genehmigen, welche Besetzung dann knapp wird. Sie entscheiden, Monkaru rechnet.
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Jeder Tag gegen den Bedarf gerechnet
Ein Klick auf einen Tag zeigt, was an diesem Tag gebraucht wird und wer dafür übrig bleibt. Monkaru nimmt die erforderlichen Besetzungen aus Ihrem Besetzungsplan und verteilt alle darauf, die an dem Tag beschäftigt und nicht abwesend sind. Gezählt wird, wie viele Personen gleichzeitig nötig sind, nicht die Summe über den Tag.
- Je Kombination aus Position, Team und Fähigkeiten: Bedarf, Abwesend und Reserve
- Gruppiert nach Team, in derselben Reihenfolge wie im Dienstplan
- Knappe Anforderungen zuerst, die gedeckten auf Wunsch
- Wer nach einem Nachtdienst Ruhezeit hat, zählt nicht als Reserve, wenn Sie eine tägliche Ruhezeit eingestellt haben
Vor dem Eintragen sehen, was dann fehlt
Wählen Sie eine Person, und der Urlaubsplan markiert jeden Tag, an dem ihre Abwesenheit die Besetzung trifft. Fahren Sie über den Tag, sehen Sie, welche Besetzung betroffen ist, auch in der Nacht davor. Eine Abwesenheit, die eine Lücke reißt, speichert Monkaru erst, wenn Sie es bestätigen.
- Rot: Der Bedarf ist laut Prognose nicht mehr gedeckt. Gelb: Die Person ist die letzte Reserve
- Vor dem Speichern die Wahl zwischen „Trotzdem eintragen“ und „Abbrechen“
- Auch die Genehmigung einer Urlaubsanfrage zeigt die Auswirkung auf die Besetzung
- Ein Krankenstand fragt nicht nach: Er wird eingetragen, wie er ist
Eintragen wie im Dienstplan
Ziehen Sie über die Tage, und eine Karte fragt, wer und was. Sobald die Person gewählt ist, steht darunter, was ihre Abwesenheit über genau diesen Zeitraum für die Besetzung bedeutet. Für viele Einträge hintereinander fixieren Sie Person und Art als Pinsel und ziehen einfach weiter.
- Urlaub nach Ihren Urlaubsarten, Krankenstand und Zeitausgleich ganztägig oder mit Uhrzeit, Absenz mit Uhrzeit
- Tage, an denen die Person schon eingeteilt ist, auch mit Wochenruhe, werden übersprungen, und die Karte sagt es vorher
- Ein Klick auf einen Balken: Details und Resturlaub, einen Tag oder die ganze Abwesenheit entfernen, als Pinsel übernehmen
- Radierer, Rückgängig und Wiederholen wie im Dienstplan
Urlaubsanfragen mit Blick auf den Dienst entscheiden
Beantragte Abwesenheiten erscheinen im Urlaubsplan heller und gestrichelt, ein- und ausblendbar. Mit „Anfragen entwerfen“ übernehmen Sie eine Anfrage vorläufig in den Plan: Ab dann zählt sie im Tagesbedarf mit. Genehmigt wird auf der Seite „Anfragen“, mit der Auswirkung auf die Besetzung vor Augen.
- Entworfene Anfragen zählen im Tagesbedarf als abwesend, offene noch nicht
- Admins mit Team-Einschränkung sehen nur die Anfragen ihrer Teams
- Resturlaub in der Personenauswahl und im Detail jeder Abwesenheit, wenn Sie Urlaubskonten führen
- Übersteigt ein Urlaub den Resturlaub, warnt Monkaru beim Eintragen und bei der Genehmigung
Plan und Ist, auch nach der Veröffentlichung
Für kommende Tage ist der Urlaubsplan ein Plan, bearbeitbar in Entwurf und Abstimmung. Ab der Veröffentlichung steht dieser Plan. Tage, die schon da sind, zeigen, was tatsächlich war: Änderungen dort sind Ist-Korrekturen und brauchen die Berechtigung „Lohndaten verwalten“.
- Vergangene Tage und heute zeigen das Ist, kommende Tage den Plan
- Ein gezogener Zeitraum wird auf den bearbeitbaren Teil gekürzt, und Monkaru sagt, was ausgelassen wurde
- Gesperrte Monate ändert der Urlaubsplan nicht mehr
- Zurücksetzen entfernt gewählte Arten ab morgen bis Monatsende, Anfragen bleiben erhalten
So planen Sie einen Urlaub
- 01
Tag anklicken
Der Tagesbedarf zeigt je Team, wo es an diesem Tag knapp ist.
- 02
Person wählen
Rote und gelbe Markierungen zeigen, wo ihre Abwesenheit die Besetzung trifft.
- 03
Tage ziehen
Die Karte fragt nach der Art und zeigt die Auswirkung auf genau diesen Zeitraum.
- 04
Eintragen
Oder bewusst „Trotzdem eintragen“. Mit „Rückgängig“ nehmen Sie den letzten Schritt zurück.
- Aus Ihrem Besetzungsplan
- Der Bedarf kommt aus den erforderlichen Besetzungen, die Sie ohnehin pflegen.
- Eine Prognose, klar benannt
- Dienstregeln und Sollstunden fließen nicht ein. Monkaru warnt, Sie entscheiden.
- Für das Team lesbar
- Mitarbeiter:innen sehen den Urlaubsplan. Anfragen und den Tagesbedarf sehen Inhaber:innen und Admins.
- Nachvollziehbar
- Jede Änderung an Abwesenheiten steht im Aktivitätsprotokoll.
Häufige Fragen
Woher weiß Monkaru, wie viele Personen an einem Tag gebraucht werden?
Aus Ihrem Besetzungsplan. Gezählt werden die erforderlichen Besetzungen des Tages, mit ihren Zeitfenstern, Tagesausnahmen und Anforderungen an Position, Team und Fähigkeiten. Monkaru verteilt die anwesenden Mitarbeiter:innen darauf und zeigt je Kombination Bedarf, Abwesend und Reserve. Optionale Besetzungen zählen nicht mit.
Wie verlässlich ist die Prognose?
Sie ist eine Schätzung und wird auch so bezeichnet. Sie berücksichtigt, wer beschäftigt ist, genehmigte und entworfene Abwesenheiten und, wenn Sie eine tägliche Ruhezeit eingestellt haben, die Ruhezeit nach Nachtdiensten. Dienstregeln, Sollstunden und Wunschdienste fließen nicht ein. Deshalb warnt Monkaru nur und blockiert nicht: Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Kann ich Urlaub an einem Tag eintragen, an dem die Person Dienst hat?
Nein. Ist die Person an einem Tag schon eingeteilt, auch mit Wochenruhe oder Rufbereitschaft, lässt der Urlaubsplan diesen Tag aus und sagt es. Die Karte zum Eintragen zeigt das, bevor Sie speichern. Einen Krankenstand an einem Diensttag tragen Sie im Dienstplan ein: Dort bleibt der Dienst sichtbar, und die betroffene Besetzung wird markiert.
Was lässt sich in veröffentlichten und gesperrten Monaten noch ändern?
In veröffentlichten Monaten steht der Plan für die kommenden Tage fest. Tage, die schon da sind, können Sie als Ist-Korrektur ändern, dafür braucht es die Berechtigung „Lohndaten verwalten“. In gesperrten Monaten ändert der Urlaubsplan nichts mehr. Einen Zeitraum, der über diese Grenzen reicht, kürzt Monkaru auf den bearbeitbaren Teil und sagt, was ausgelassen wurde.
Was sehen Mitarbeiter:innen im Urlaubsplan?
Sie sehen ihn als Übersicht, ohne etwas ändern zu können, die eigenen Abwesenheiten hervorgehoben. Urlaube sehen alle, Krankenstand, Absenz und Zeitausgleich anderer nur mit der Berechtigung „Abwesenheiten anderer Mitarbeiter:innen einsehen“. Beantragte Anfragen und den Tagesbedarf sehen nur Inhaber:innen und Admins. Betrachter:innen brauchen die Berechtigung „Urlaubsplan anzeigen“ und sehen nur veröffentlichte und gesperrte Monate.
Wie hängen Urlaubsanfragen, Urlaubsplan und Urlaubskonto zusammen?
Anfragen erscheinen im Urlaubsplan heller und gestrichelt. Mit „Anfragen entwerfen“ übernehmen Sie sie vorläufig, ab dann zählen sie im Tagesbedarf mit. Genehmigt wird auf der Seite „Anfragen“: Dort zeigt Monkaru die Auswirkung auf die Besetzung und warnt, wenn Sie Urlaubskonten führen, bei einer Überschreitung des Resturlaubs. Dieselbe Warnung bekommen Sie, wenn Sie selbst einen Urlaub über den Resturlaub hinaus eintragen. Ob Mitarbeiter:innen über ihren Restanspruch hinaus beantragen können, legen Sie in den Einstellungen fest.
Passt dazu
Der nächste Urlaubsantrag kommt bestimmt
Legen Sie Ihre Besetzungen an, tragen Sie die Urlaube ein und sehen Sie, an welchen Tagen es knapp wird. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.