Der Monat ist vorbei. Stimmt alles, bevor er zur Lohnverrechnung geht?
Am Monatsende müssen die Stunden stimmen, offene Anträge entschieden sein und die Zahlen später noch dieselben sein. Monkaru zeigt vor dem Abschluss alle Stunden, Salden und offenen Punkte je Mitarbeiter:in. Mit dem Sperren wird der Monat eingefroren, das Zeitkonto gebucht und der Stand der Regeln festgehalten.
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Erst prüfen, dann abschließen
Wählen Sie im Monatsstatus „Überprüfen & Abschließen“. Bevor sich etwas ändert, sehen Sie den Monat in Zahlen: gesamt und je Person, mit dem Saldo, den das Zeitkonto danach hat. Was noch offen ist, steht darüber als Warnung, damit Sie es vorher erledigen können.
- Kennzahlen: Mitarbeiter:innen, Ist und Soll gesamt, Zeitkonto, Urlaub, Krankenstand, Sonstige, offene Anfragen
- Je Mitarbeiter:in Ist, Soll, Differenz, neuer Saldo, Urlaubs-, Krankenstands- und offene Anfragestunden, dazu der Resturlaub
- Warnung bei offenen Anfragetagen, offenen Tauschanfragen und Personen mit Sollstunden, aber ohne Stunden im Plan
- Abschließen erst, wenn Sie das Wort SPERREN eingeben
Ein Schritt, der den Monat wirklich abschließt
Sperren ist erst nach dem Monatsende möglich, weil es mehr ist als ein Status. Dienstplan, Ist-Zeiten, Besetzungsplan und Urlaubsplan lassen sich danach nicht mehr ändern, und Abwesenheitsanträge für den Monat nimmt Monkaru nicht mehr an. Was bis dahin offen war, wird entschieden, damit keine Anfrage liegen bleibt, die niemand mehr beantworten kann.
- Zeitkonto: Ist minus Soll je Mitarbeiter:in wird gebucht, wenn Sie das Zeitkonto führen
- Urlaub und Krankenstand des Monats gelten als genommen
- In den Plan übernommene Anfragetage werden genehmigt, alle anderen offenen Tage und Tauschanfragen des Monats abgelehnt
- Bei einer Ablehnung durch den Abschluss steht in der Benachrichtigung „Der Monat wurde abgeschlossen.“
Der Stand, mit dem abgerechnet wurde
Mit jeder Sperre hält Monkaru die Konfiguration des Monats fest: Arbeitszeit- und Lohnregeln, Ruhezeiten und Grenzen, Feiertage, Dienste, Teams und Positionen, Urlaubskonten, Dienstregeln und die Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen. Ändern Sie später einen Zuschlag oder die Wochenstunden einer Person, bleibt der gesperrte Monat davon unberührt.
- Zeitnachweis, Lohnexport, Ist-Auswertungen und Zeitkonto-Buchung des Monats rechnen mit diesem Stand
- Eine spätere erneute Ausgabe liefert dasselbe Ergebnis wie die an die Lohnverrechnung übergebene
- Im Monatsstatus einsehbar, je Bereich als Stand oder als Unterschiede zu heute bzw. zum vorherigen Stand
- Lässt sich der Stand nicht speichern, wird der Monat nicht gesperrt
Entsperren, wenn doch noch etwas fehlt
Eine nachgereichte Krankmeldung, eine falsch erfasste Zeit: Ein gesperrter Monat lässt sich wieder öffnen. Auch dafür gibt es eine Prüfansicht, und sie sagt ehrlich, was nicht zurückgenommen wird. Nach der Korrektur sperren Sie erneut, und Monkaru bucht nur die Differenz nach.
- Anfragen, die beim Sperren abgelehnt wurden, bleiben abgelehnt
- Die Zeitkonto-Buchung bleibt bestehen, beim erneuten Sperren kommt nur die Differenz dazu
- Vertragsänderungen für bereits gebuchte Monate bleiben gesperrt
- Der festgehaltene Stand wird abgelöst, die nächste Sperre hält einen neuen fest
Nachvollziehbar, wer wann abgeschlossen hat
Jede Sperre bekommt eine Nummer, einen Zeitpunkt und die Person, die gesperrt hat. Sperren und Entsperren stehen im Aktivitätsprotokoll, und der Monatsstatus zeigt die letzte Änderung. So lässt sich auch Monate später sagen, mit welchem Stand ein Monat abgerechnet wurde und ob er seither noch einmal geöffnet war.
- Nummerierte Stände: 1. Sperre, 2. Sperre und so weiter
- Beim erneuten Sperren zeigt die Prüfansicht, wie viele Einstellungen sich seit dem letzten Abschluss geändert haben
- Phasenwechsel mit Person und Zeitpunkt im Aktivitätsprotokoll
- Jede Genehmigung und Ablehnung beim Abschluss ebenfalls, als „beim Monatsabschluss“ gekennzeichnet; nichts davon wird gelöscht
So läuft ein Monatsabschluss ab
- 01
Offenes erledigen
Ist-Zeiten nachtragen, Anfragen entscheiden oder in den Plan übernehmen.
- 02
Prüfansicht öffnen
Nach Monatsende im Monatsstatus „Überprüfen & Abschließen“ wählen.
- 03
Zahlen prüfen
Stunden, Salden und Warnungen je Mitarbeiter:in durchsehen.
- 04
Sperren
SPERREN eingeben. Monat eingefroren, Zeitkonto gebucht, Stand festgehalten.
- Erst nach Monatsende
- Ein laufender Monat lässt sich nicht sperren.
- Ihre Regeln, festgehalten
- Exporte eines gesperrten Monats rechnen mit dem Stand beim Abschluss.
- Nichts geht still verloren
- Abgelehnte Anfragen werden als entschieden markiert, nicht gelöscht.
- Bewusst bestätigt
- Sperren und Entsperren verlangen ein eingetipptes Bestätigungswort.
Häufige Fragen
Kann ich einen Monat schon vor dem Monatsende sperren?
Nein. Sperren ist der Monatsabschluss: Ist-Zeiten werden eingefroren, offene Anträge entschieden und das Zeitkonto gebucht. Das ergibt erst Sinn, wenn der Monat vorbei ist, deshalb bietet Monkaru „Gesperrt“ erst danach an. Bis dahin kann der Monat veröffentlicht sein, und Ist-Zeiten bleiben bearbeitbar.
Was passiert mit offenen Urlaubsanträgen und Tauschanfragen?
Tage, die Sie aus einer Anfrage in den Plan übernommen haben, werden genehmigt. Alle anderen offenen Anfragetage des Monats und offene Tauschanfragen, die den Monat betreffen, werden abgelehnt. Tage einer Anfrage in anderen Monaten bleiben offen. Die Prüfansicht warnt vorher, wie viele Tage und Tauschanfragen noch offen sind.
Was bedeutet „Konfiguration wird festgehalten“?
Beim Sperren speichert Monkaru die Arbeitszeit- und Lohnregeln, Ruhezeiten und Grenzen, Feiertage, Dienste, Teams und Positionen, Urlaubskonten, Dienstregeln und die Vertragsdaten der Mitarbeiter:innen für diesen Monat. Zeitnachweis, Lohnexport, Ist-Auswertungen und die Zeitkonto-Buchung des Monats rechnen danach mit diesem Stand. Eine spätere Änderung, etwa eines Zuschlags, verändert den abgerechneten Monat nicht mehr. Monate, die vor Einführung dieser Funktion gesperrt wurden, haben keinen Stand und verwenden die aktuelle Konfiguration.
Kann ich einen gesperrten Monat wieder öffnen?
Ja, über „Überprüfen & Entsperren“ und das Bestätigungswort ENTSPERREN. Dienstplan und Ist-Zeiten werden wieder bearbeitbar. Nicht zurückgenommen werden abgelehnte Anfragen, die Zeitkonto-Buchung und die Sperre von Vertragsänderungen für bereits gebuchte Monate. Sperren Sie danach erneut, wird nur die Differenz ins Zeitkonto nachgebucht.
Wer darf einen Monat sperren oder entsperren?
Personen mit der Berechtigung „Dienstplanstatus ändern“. Admins, die auf einzelne Teams eingeschränkt sind, können den Status nicht ändern, weil der Abschluss immer den ganzen Monat betrifft. Wer wann gesperrt oder entsperrt hat, steht im Aktivitätsprotokoll und im Monatsstatus.
Wird das Zeitkonto auch ohne Sperren gebucht?
Nein, das Sperren ist der einzige Moment, in dem Monkaru den Monat ins Zeitkonto bucht, und nur, wenn Sie das Zeitkonto in den Einstellungen führen. Gibt es frühere gesperrte Monate, die noch nicht gebucht sind, holt die nächste Sperre sie nach. Bis dahin sehen Sie den laufenden Saldo trotzdem.
Passt dazu
Den nächsten Monat sauber abschließen
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