Monatsende. Was geht an die Lohnverrechnung?
Am Monatsende braucht die Personalabteilung zwei Dinge: den Zeitnachweis nach § 26 AZG und die Stunden für die Lohnverrechnung. Monkaru erstellt beides aus den Ist-Zeiten des Dienstplans, eingeordnet nach Ihren Lohnregeln. Übergeben werden Stunden, keine Beträge: Sätze und Steuern bleiben in Ihrem Lohnsystem.
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Der Zeitnachweis, Tag für Tag und Woche für Woche
Im Dienstplan unter „Exportieren“, Tab „Stunden & Lohn“, laden Sie den Zeitnachweis als PDF herunter: für den angezeigten Monat, den Vormonat, das Quartal oder einen Zeitraum, den Sie selbst wählen. Jede Person mit Arbeitszeit bekommt einen eigenen Abschnitt, beginnend auf einer neuen Seite. Grundlage ist, was tatsächlich gearbeitet wurde: Wo nichts abweicht, ist das der Plan, wo eine Ist-Zeit erfasst ist, die Ist-Zeit.
- Datum, Beginn, Ende und Pausen, als Zeitfenster wie „12:00–12:30“ oder als Dauer wie „30 Min“
- Netto-Stunden je Tag, Summen je Kalenderwoche und für den ganzen Zeitraum
- Kennzeichen „Ü“ für Wochen über der Normalarbeitszeit aus Ihren Lohnregeln
- Tage mit „Keine Ist-Zeit“ und Abwesenheiten zählen nicht als Arbeitszeit
Stunden für die Lohnverrechnung, nach Kategorien getrennt
Der Lohnexport fasst die Stunden je Person für den gewählten Zeitraum zusammen, getrennt nach den Kategorien, die Ihre Lohnverrechnung braucht. Das Lohnprofil legt das Spaltenlayout fest: eine Zeile je Person, oder eine Zeile je Person und Lohnart, wie sie Lohnprogramme als Bewegungsdaten einlesen. Neben den Vorlagen legen Sie in den Einstellungen eigene Lohnprofile an, mit den Spalten in der Reihenfolge Ihres Imports und den Lohnart-Nummern Ihres Lohnsystems.
- Normalstunden, Überstunden 50 % und 100 %, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, Gesamtstunden
- Je Kategorie die Lohnart-Nummer aus Ihrem Lohnartenkatalog, dazu feste Werte wie ein Mandant
- Excel (.xlsx) oder CSV mit Dezimalkomma, Trennzeichen je Lohnprofil, Umlaute bleiben lesbar
- Personal-Nr. aus den Stammdaten, damit die Zeilen zur Lohnverrechnung passen
Nach Ihrem Kollektivvertrag eingeordnet
Was als Nachtstunde oder Überstunde zählt, regelt Ihr Kollektivvertrag, nicht Monkaru. In den Einstellungen unter „Lohnregeln“ legen Sie fest, wie der Lohnexport die Stunden einordnet und ab wann der Zeitnachweis eine Woche mit „Ü“ kennzeichnet. Die Lohnregeln wirken nur auf Berichte und Exporte, nicht auf die Prüfungen beim Planen.
- Nachtfenster mit Nachtbeginn und Nachtende, voreingestellt 22:00 bis 06:00 Uhr
- Wöchentliche Normalarbeitszeit, etwa 40 oder 38,5 Stunden, optional eine tägliche Überstundengrenze
- Rundung: keine, auf 5 oder 15 Minuten, oder aufrunden auf 15 Minuten
- Pausenabzug laut Dienst oder als fester Wert
Ein gesperrter Monat bleibt, wie er abgerechnet wurde
Fragt die Lohnverrechnung Monate später nach, soll derselbe Export herauskommen. Für einen gesperrten Monat rechnet Monkaru deshalb mit den Einstellungen und Dienstvorlagen, die beim Sperren galten, auch wenn Sie diese seither geändert haben. Die Ist-Zeiten selbst sind mit der Sperre eingefroren.
- Im Zeitnachweis der Vermerk, etwa „Stand vom Abschluss am 04.05.2026, 09:14 (Sperre Nr. 1)“
- Den Tab „Stunden & Lohn“ sehen nur Inhaber:innen und Personen mit der Berechtigung „Lohndaten verwalten“
- Monkaru prüft die Berechtigung auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche
Fehlzeitenauszug für eine Person
Für Anfragen einzelner Mitarbeiter:innen oder die Personalakte gibt es den Fehlzeitenauszug. Sie öffnen ihn in der Mitarbeiterliste über das Menü der Person, wählen einen vergangenen Zeitraum und die Fehlzeitenarten. Enthalten ist nur, was tatsächlich erfasst wurde, keine Planung.
- Urlaub mit dem Kürzel der Vorlage, Krankenstand und Zeitausgleich
- Jeder Eintrag mit Von, Bis und Tagen, dazu eine Summe je Art
- Als PDF oder Excel, auf Wunsch mit Bemerkungen
- Tage mit „Keine Ist-Zeit“ fehlen im Auszug
So kommen die Stunden in die Lohnverrechnung
- 01
Lohnregeln einstellen
Einmal in den Einstellungen: Nachtfenster, Normalarbeitszeit, Rundung, Pausenabzug und Ihr Lohnprofil.
- 02
Ist-Zeiten pflegen
Abweichungen vom Plan in der Ist-Zeile eintragen. Alles andere läuft aus dem Plan mit.
- 03
Monat sperren
Nach Monatsende prüfen und sperren. Monkaru hält die Einstellungen dieses Monats fest.
- 04
Exportieren
Im Dienstplan „Exportieren“, Tab „Stunden & Lohn“: Zeitraum wählen, Zeitnachweis oder Lohnexport herunterladen.
- Stunden, keine Beträge
- Sätze, Zuschläge in Euro und Steuern rechnet Ihr Lohnsystem.
- Eine Grundlage
- Zeitnachweis, Lohnexport und die Auswertung „Plan vs. Ist“ rechnen mit denselben Ist-Zeiten.
- Kostenstelle im Verbund
- Im Langformat geht jede Stunde auf die Kostenstelle der Abteilung, die sie trägt.
- Nur mit Berechtigung
- Zeitnachweis und Lohnexport laden nur Inhaber:innen und Personen mit „Lohndaten verwalten“ herunter.
Häufige Fragen
Was steht im Zeitnachweis?
Je Person Datum, Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstages, die Netto-Stunden, Summen je Kalenderwoche und für den Zeitraum sowie die Personal-Nr., sofern gepflegt. Wochen über der Normalarbeitszeit aus Ihren Lohnregeln sind mit „Ü“ gekennzeichnet. Die Arbeitszeitaufzeichnung beruht auf den Ist-Zeiten. Kategorien wie Nacht- oder Sonntagsstunden stehen nicht im Zeitnachweis, sondern im Lohnexport.
Rechnet Monkaru auch Löhne und Zuschläge aus?
Nein. Der Lohnexport enthält Stunden, keine Beträge: Sätze, Zuschläge in Euro und Steuern rechnet Ihr Lohnsystem. Die Aufteilung der Überstunden in 50 % und 100 % ist eine Näherung: Überstunden zählen bis zur Summe der Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden im Zeitraum zu 100 %, der Rest zu 50 %. Maßgeblich bleibt die Berechnung in Ihrem Lohnsystem.
Lässt sich der Lohnexport in unser Lohnprogramm einlesen?
Monkaru liefert eine Excel- oder CSV-Datei, die Ihr Lohnprogramm importiert. Eine direkte Schnittstelle gibt es nicht. In den Einstellungen legen Sie dafür ein eigenes Lohnprofil an: Spalten und Reihenfolge wie in Ihrem Import, das CSV-Trennzeichen, feste Werte wie einen Mandanten und je Stundenkategorie die Lohnart-Nummer aus Ihrem Lohnartenkatalog. Als Ausgangspunkt dienen die Vorlagen mit einer Zeile je Person oder je Person und Lohnart.
Wer darf die Exporte herunterladen?
Zeitnachweis und Lohnexport nur Inhaber:innen und Personen mit der Berechtigung „Lohndaten verwalten“. Monkaru prüft das auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche. Den Fehlzeitenauszug erstellen Personen mit der Berechtigung „Alle Zuweisungen und Anträge anzeigen“, Admins mit eingeschränktem Zugriff nur für ihre Teams.
Für welchen Zeitraum wird exportiert?
Für Zeitnachweis und Lohnexport wählen Sie den angezeigten Monat, den Vormonat, das Quartal oder einen eigenen Zeitraum von bis zu 366 Tagen. Enthalten sind alle Mitarbeiter:innen, die im Zeitraum gearbeitet haben. Den Fehlzeitenauszug erstellen Sie für eine Person und einen frei gewählten Zeitraum, der nicht in der Zukunft liegt.
Was passiert, wenn nach dem Export noch etwas geändert wird?
Solange der Monat nicht gesperrt ist, lassen sich Ist-Zeiten ändern, und ein neuer Export zeigt den neuen Stand. Mit dem Sperren sind die Ist-Zeiten eingefroren, und Monkaru rechnet für diesen Monat mit den Einstellungen und Dienstvorlagen vom Zeitpunkt der Sperre. So ergibt ein späterer Export dasselbe wie der, der an die Lohnverrechnung ging. Der Zeitnachweis trägt dann den Vermerk „Stand vom Abschluss am …“.
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