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Der ganze Monat, als Vorschlag in wenigen Minuten

Wer den Dienstplan von Hand füllt, hält Besetzungen, Sollstunden, Ruhezeiten und Wünsche gleichzeitig im Kopf. Auto-Füllen besetzt zuerst, was Ihr Besetzungsplan verlangt, und bringt danach alle auf ihr Soll: nach den Regeln Ihrer Organisation. Heraus kommt ein Vorschlag, den Sie prüfen, übernehmen oder verwerfen.

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Erst die Besetzungen, dann das Soll

Auto-Füllen arbeitet in der Reihenfolge, in der Sie selbst planen würden. Zuerst werden die Besetzungen aus dem Besetzungsplan vergeben, jeweils mit dem passenden Dienst im Dienstplan. Danach bringen die Auffüll-Dienste, die Sie auswählen, alle Mitarbeiter:innen auf ihre Monatsstunden. Was schon im Plan steht, bleibt stehen.

  • Erforderliche Besetzungen haben Vorrang, optionale nur bei freier Kapazität
  • Passende Personen nach Team, Skills, Position und Bedingungen der Besetzung
  • Bestehende Dienste und Abwesenheiten bleiben unverändert, passende Besetzungen können an bestehende Dienste angehängt werden
  • Als Auffüll-Dienste gehen auch Dienste ohne „Automatische Zuweisung erlauben“

Sie bestimmen Zeitraum, Personen und Rechenzeit

Voreingestellt ist der Monat, den Sie gerade bearbeiten. Angebrochene Wochen am Monatsanfang und -ende können Sie einbeziehen, damit auch die Wochen an der Monatsgrenze als Ganzes geplant werden. Vor dem Start zeigt der Dialog, wie lange die Berechnung voraussichtlich dauert.

  • Geschwindigkeit Schnell, Standard oder Optimiert: mehr Rechenzeit kann das Ergebnis verbessern
  • Richtwerte je nach Größe: Schnell rund eine halbe Minute, Standard bis etwa eine Minute, Optimiert bis knapp zwei Minuten
  • Nur ausgewählte Mitarbeiter:innen planen, gruppiert nach Team oder Position
  • Fortschritt und Restzeit im Balken über dem Plan, die Berechnung ist jederzeit abbrechbar

Grenzen bleiben Grenzen. Der Rest ist Gewichtung.

Manche Regeln hält Auto-Füllen immer ein, so wie Sie sie in Ihrer Organisation eingestellt haben. Alles andere ist Abwägung: Wie wichtig sind faire Nächte, freie Wochenenden oder die Wünsche des Teams? Das stellen Sie in Stufen von Aus bis Stark ein, und Monkaru merkt es sich für Sie, auf jedem Gerät.

  • Immer eingehalten: Ruhezeiten, Wochenruhe, Wochenstunden, Durchrechnung auch mit Opt-out, verlängerte Dienste, besondere Schutzgruppen und als „hart“ markierte Dienstregeln
  • Gewichtet von Aus bis Stark: Belastungs-, Nacht- und Wochenend-Fairness, Wünsche, Doppelnächte, Abwechslung, Ausgleich über Vormonate
  • Stundenziel: Ausgewogen, Mindestens Soll, Höchstens Soll oder Maximale Besetzung
  • Mit „Überstunden erlauben“ werden Pflichtbesetzungen auch über das Soll hinaus besetzt, gleichmäßig verteilt

Ein Vorschlag, den Sie prüfen

Nach der Berechnung steht das Ergebnis im Plan, gespeichert ist noch nichts. Neue Dienste tragen einen gelben Punkt, rechts öffnet sich die Zusammenfassung. Erst mit „Übernehmen“ werden Dienste und Besetzungen eingetragen, mit „Verwerfen“ ist der Vorschlag weg. Beides geht im Dienstplan und im Besetzungsplan.

  • Abgedeckte erforderliche und optionale Besetzungen, dazu der erreichte Anteil am Stundenziel
  • Nicht gedeckte Besetzungen mit Sprung an genau diesen Tag im Besetzungsplan
  • Je Mitarbeiter:in Dienste, Besetzungen und Stunden, Abweichungen vom Soll auf einen Blick

Nur im Entwurf, und nie an Ihnen vorbei

Auto-Füllen plant nur Monate, die noch nicht veröffentlicht sind. Liegt ein veröffentlichter oder gesperrter Monat im Zeitraum, lehnt Monkaru den Lauf vorab ab. Während der Berechnung ist der Plan für Änderungen gesperrt. Hat jemand anderes in der Zwischenzeit im selben Zeitraum geplant, fragt Monkaru vor dem Übernehmen nach.

  • Beim Übernehmen wird jede Zuweisung noch einmal geprüft
  • Was nicht eingetragen werden kann, steht mit Grund in der Zusammenfassung
  • Die Zusammenfassung lässt sich später erneut öffnen

So läuft ein Monat mit Auto-Füllen

  1. 01

    Bedarf anlegen

    Im Besetzungsplan steht, was an welchem Tag besetzt sein muss. Dienste und Team sind angelegt.

  2. 02

    Auto-Füllen einstellen

    Zeitraum, Geschwindigkeit, Besetzungen und Auffüll-Dienste wählen, bei Bedarf die erweiterten Einstellungen.

  3. 03

    Rechnen lassen

    Die geschätzte Zeit steht unter dem Start-Button, der Fortschritt im Balken über dem Plan.

  4. 04

    Prüfen und übernehmen

    Vorschlag im Plan und in der Zusammenfassung ansehen, dann übernehmen oder verwerfen und von Hand nachschärfen.

Ihre Regeln, nicht unsere
Ruhezeiten und Grenzen kommen aus den Einstellungen Ihrer Organisation.
Nichts ohne Sie
Gespeichert wird erst, wenn Sie den Vorschlag übernehmen.
Fair über Monate
Ungleichgewichte der Vormonate aus der Fairness-Tabelle fließen in den neuen Monat ein.
Veröffentlichtes bleibt
Veröffentlichte und gesperrte Monate fasst Auto-Füllen nicht an.

Häufige Fragen

Ist das Ergebnis der bestmögliche Dienstplan?

Auto-Füllen sucht innerhalb der gewählten Rechenzeit einen Plan, der alle festen Grenzen einhält und die gewichteten Ziele möglichst gut erfüllt. Mehr Rechenzeit kann das Ergebnis verbessern, eine Garantie für den besten denkbaren Plan gibt es nicht. Deshalb ist das Ergebnis ein Vorschlag: Sie prüfen ihn, übernehmen ihn und passen einzelne Dienste von Hand an.

Welche Regeln hält Auto-Füllen immer ein?

Nach den Einstellungen Ihrer Organisation: tägliche Ruhezeit, Ausgleichsruhe, Wochenruhe, wöchentliche Höchstarbeitszeit, den Durchschnitt im Durchrechnungszeitraum (mit dem höheren Wert bei Opt-out), die Grenze für verlängerte Dienste, Regeln für besondere Schutzgruppen und Dienstregeln, die als „hart“ markiert sind. Abwesenheiten, Beschäftigungszeiträume sowie Team, Skills, Position und Bedingungen einer Besetzung werden ebenfalls nie übergangen. Wie viele Nächte in Folge erlaubt sind, legen Sie selbst als Dienstregel fest, etwa „höchstens 2 Nachtdienste in Folge“.

Was passiert mit Diensten, die schon im Plan stehen?

Sie bleiben, wie sie sind. Auto-Füllen plant um sie herum und prüft Ruhezeiten und Stunden gegen sie. Deckt ein bestehender Dienst das Zeitfenster einer offenen Besetzung, kann Auto-Füllen die Besetzung an diesen Dienst anhängen, statt einen neuen anzulegen.

Was bedeuten die Stundenziele?

„Mindestens Soll“ (Standard) füllt alle bis zu ihrem Monats-Soll auf, soweit Regeln und Dienste es zulassen. „Höchstens Soll“ plant niemanden über das Soll. „Ausgewogen“ hält alle möglichst nahe am Soll. „Maximale Besetzung“ kennt kein Soll: Alle Besetzungen werden gefüllt, danach jede Person an jedem möglichen Tag, die gesetzlichen Grenzen und Ruhezeiten gelten weiterhin.

Kann ich Auto-Füllen in einem veröffentlichten Monat verwenden?

Nein. Liegt ein veröffentlichter oder gesperrter Monat im Zeitraum, lehnt Monkaru den Lauf vorab ab, und auch ein Vorschlag lässt sich dann nicht mehr übernehmen. Für Änderungen nach der Veröffentlichung, etwa bei einem Ausfall, ist der Besetzungsplan mit der Smart-Zuweisung da.

Werden die Wünsche der Mitarbeiter:innen berücksichtigt?

Ja, als gewichtetes Kriterium. Was Mitarbeiter:innen in der Abstimmung als gewünscht oder zu vermeiden markiert haben, fließt in die Verteilung ein. Wie stark, stellen Sie unter „Wünsche“ von Aus bis Stark ein. Feste Grenzen und die Abdeckung der Pflichtbesetzungen gehen immer vor.

Passt dazu

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