Sie planen den Bedarf. Die Dienste folgen.
Jeden Tag braucht die Abteilung eine Oberärztin auf der Intensivstation, jemanden in der Ambulanz und einen Nachtdienst. Im Besetzungsplan legen Sie diesen Bedarf einmal an und teilen Personen zu. Hat eine Person an dem Tag noch keinen Dienst, kommt der passende gleich mit in den Dienstplan, geprüft nach Ihren Regeln.
30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Einmal festlegen, was jeden Tag besetzt sein muss
Sie ordnen Ihre Besetzungen in Besetzungs-Gruppen, etwa Intensivstation oder Ambulanz. Jede Besetzung steht für eine Person: mit Zeiten, Priorität und den Tagen, an denen sie gebraucht wird. Monkaru legt sie danach an jedem passenden Tag im Besetzungsplan an.
- Priorität „Erforderlich“ oder „Optional“, bis zu drei Zeitfenster, auch über Mitternacht
- Wochentage mit eigenen Zeiten je Wochentag, bestimmte Tage des Monats und Gültigkeitszeiträume
- Feiertag, Tag vor und Tag nach dem Feiertag: wie ein regulärer Wochentag, zusätzlich oder entfällt
- Ortsgebunden oder funktionsgebunden: legt fest, welche Besetzungen eine Person parallel übernehmen kann
Wer die Besetzung übernehmen darf
Nicht jede Besetzung passt zu jeder Person. Sie legen fest, welche Positionen, Teams und Skills gefragt sind, und wann eine Besetzung von einer anderen abhängt. Passt eine Zuteilung nicht, zeigt der Besetzungsplan den Grund direkt am Kürzel der Person.
- Zulässige Positionen und Teams, erforderliche Skills: alle oder einer reicht
- Bedingungen, etwa: Turnusärzt:innen im Nachtdienst nur, wenn der zweite Nachtdienst mit Assistenz- oder Fachärzt:in besetzt ist
- „Beendet den Tag“: die Person bekommt an diesem Tag keine weitere Besetzung, die später endet
- Je Prüfung einstellbar: erlaubt, nach Bestätigung oder gesperrt
Zuteilen, und der Dienst kommt mit
Besetzungsplan und Dienstplan hängen zusammen. Teilen Sie jemanden zu, der an dem Tag noch keinen passenden Dienst hat, trägt Monkaru den kürzesten Dienst ein, der die Besetzung vollständig abdeckt, und speichert Dienst und Besetzung gemeinsam. Wenn Sie lieber selbst wählen, zeigt Monkaru stattdessen alle passenden Dienste zur Auswahl.
- Geprüft wie im Dienstplan: Ruhezeiten, Wochenruhe, Wochenstunden, Durchrechnung, Abwesenheiten und Dienstregeln
- Wird eine Besetzung entfernt, bietet Monkaru an, den frei gewordenen Dienst zu verkürzen oder zu löschen
- Löschen Sie im Dienstplan einen Dienst mit Besetzung, fragt Monkaru, ob die Besetzungen mitgehen
- Auto-Füllen besetzt Dienste und Besetzungen in einem Lauf und zeigt, welche erforderlichen offen blieben
Ausnahmen für einen Tag, ohne die Vorlage zu ändern
Die Visite beginnt am Mittwoch später, die Ambulanz bleibt am Brückentag zu. Solche Änderungen machen Sie direkt im Besetzungsplan, nur für diesen Tag. Die Besetzung selbst bleibt, wie Sie sie angelegt haben.
- In der Tagesansicht die Enden eines Balkens ziehen, um die Zeiten dieses Tages zu ändern
- Zeitfenster für einen Tag hinzufügen, entfernen oder sperren
- Einen geschlossenen Tag öffnen: die Besetzung trägt dann „Geöffnet (Ausnahme)“
Tag, Woche, Monat. Und alle sehen denselben Stand.
Die Tagesansicht zeigt die Besetzungen als Zeitleiste von 0 bis 24 Uhr, die Woche mit Namen und Zeiten, der Monat mit den Kürzeln. Änderungen anderer Planender erscheinen ohne Neuladen. Mitarbeiter:innen sehen den Besetzungsplan ebenfalls, nur lesend.
- Filter nach Besetzungs-Gruppen, Teams, Positionen und Priorität
- „Anwesende Mitarbeiter:innen anzeigen“: wer an dem Tag schon Dienst hat
- Nach der Veröffentlichung bleibt der Besetzungsplan bearbeitbar, der Dienst wird als Ist-Zeit erfasst
- Export als PDF oder Excel, als Kalender oder als Liste mit einem Tag pro Zeile
So entsteht der Besetzungsplan
- 01
Besetzungen anlegen
Besetzungs-Gruppen und Besetzungen mit Zeiten, Wiederholung und Anforderungen, einmal.
- 02
Einstellungen wählen
Je Prüfung erlaubt, nach Bestätigung oder gesperrt, und wie der Dienst gewählt wird.
- 03
Zuteilen oder füllen lassen
Von Hand, mit der Smart-Zuweisung oder mit Auto-Füllen für den ganzen Monat.
- 04
Dienstplan folgt
Wer eine Besetzung übernimmt, hat den passenden Dienst im Dienstplan.
- Ein Plan, zwei Blickwinkel
- Besetzungsplan und Dienstplan greifen auf dieselben Dienste zu.
- Ihre Regeln, nicht unsere
- Welche Abweichung erlaubt, bestätigt oder gesperrt ist, stellen Sie selbst ein.
- Nachvollziehbar
- Jede Zuteilung und jede Ausnahme steht im Aktivitätsprotokoll.
- Gesperrt ist gesperrt
- In einem gesperrten Monat sind im Besetzungsplan keine Änderungen möglich.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Besetzungsplan und Dienstplan?
Der Besetzungsplan beschreibt den Bedarf: welche Besetzung an welchem Tag zu welcher Zeit gebraucht wird, etwa die Oberärztin auf der Intensivstation von 07:00 bis 15:00. Der Dienstplan zeigt, wer wann Dienst hat oder abwesend ist. Beide hängen zusammen: Wer eine Besetzung übernimmt, braucht einen Dienst, der sie abdeckt, und Monkaru trägt ihn beim Zuteilen mit ein.
Muss ich den Dienst selbst auswählen?
Nein. Standardmäßig trägt Monkaru den kürzesten Dienst ein, der die Besetzung vollständig abdeckt, dabei aber nie einen Dienst, bei dem „Automatische Zuweisung erlauben“ ausgeschaltet ist. Passt kein solcher Dienst, sehen Sie die Liste der passenden Dienste. Wer immer selbst wählen möchte, stellt in den Einstellungen „Manuell auswählen“ ein.
Was passiert, wenn jemand die Anforderungen einer Besetzung nicht erfüllt?
Der Besetzungsplan markiert die Zuteilung am Kürzel der Person, je nach Grund an einer anderen Seite des Kreises: fehlende Position, fehlendes Team, fehlende Skills oder Bedingung, Mehrfachzuweisung. Ob so eine Zuteilung trotzdem möglich ist, stellen Sie je Prüfung ein: erlaubt, nach Bestätigung oder gesperrt.
Prüft der Besetzungsplan auch Ruhezeiten und Wochenstunden?
Ja. Entsteht beim Zuteilen ein Dienst, prüft Monkaru ihn wie einen Dienst, der im Dienstplan eingetragen wird: tägliche Ruhezeit und Wochenruhe, Überschneidungen, Abwesenheiten, Ihre Dienstregeln sowie die wöchentliche Höchstarbeitszeit und den Durchschnitt im Durchrechnungszeitraum. Bei den Wochenstunden gilt Ihre Einstellung: erlaubt, nach Bestätigung oder gesperrt. In veröffentlichten Monaten wird der Dienst als Ist-Zeit erfasst, dort prüft Monkaru die Wochenstunden nicht.
Kann ich den Besetzungsplan nach der Veröffentlichung noch ändern?
Ja. In veröffentlichten Monaten bleibt er bearbeitbar: Zuteilungen werden als Ist-Zeit erfasst, der veröffentlichte Soll-Plan bleibt unverändert. Muss dafür ein Dienst eingetragen werden, braucht es die Berechtigung „Lohndaten verwalten“. In gesperrten Monaten sind im Besetzungsplan keine Änderungen möglich.
Können Mitarbeiter:innen den Besetzungsplan sehen?
Ja, nur lesend. Sie sehen, wer welche Besetzung übernimmt, haben aber keine Werkzeuge zum Zuteilen oder Ändern.
Passt dazu
Legen Sie Ihre erste Besetzung an
Beschreiben Sie den Bedarf einer Woche und sehen Sie, wie der Dienstplan folgt. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.