Jemand fällt aus. Wer kann einspringen?
Eine Krankmeldung am Morgen, und die Besetzung muss trotzdem stehen. Monkaru markiert die betroffene Besetzung und zeigt, wer sie übernehmen kann: gereiht nach Eignung, geprüft nach Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen. Sie entscheiden, Monkaru trägt den Dienst ein und sagt der Ersatzperson Bescheid.
30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Ausfall eingetragen, Besetzung markiert
Sobald Sie den Krankenstand im Dienstplan eintragen, markiert Monkaru jede Besetzung der Person, die in den Zeitraum fällt. Nichts wird still überschrieben: Die Person bleibt eingeteilt, bis Sie entscheiden, wer übernimmt. Bis dahin sehen Sie die Lücke überall dort, wo Sie planen.
- Rotes Ausrufezeichen an der Besetzung im Besetzungsplan und am Dienst im Dienstplan
- Eintrag unter „Aktive Warnungen“ im Dashboard
- In den offenen Besetzungen mit Grund, etwa „Krankenstand: Huber Anna“
- Gilt für Krankenstand, Urlaub, Absenz und Zeitausgleich, stundenweise nur bei Überschneidung
Die beste Besetzung, gereiht und begründet
Mit der Smart-Zuweisung klicken Sie auf die markierte Besetzung. Monkaru bewertet alle Mitarbeiter:innen, die an dem Tag beschäftigt sind, und stellt die geeignetsten an den Anfang. Warum jemand weiter unten steht, sehen Sie direkt an der Person.
- Eignung von 0 bis 100, die drei besten hervorgehoben
- Wochen- und Monatsstunden vorher und nachher, dazu der Durchschnitt im Durchrechnungszeitraum
- Belastung im laufenden Monat und im Schnitt der letzten sechs Monate
- Team, Skills und Position auf einen Blick geprüft
Geprüft nach Ihren Regeln, bevor Sie zuweisen
Jede Ersatzperson wird gegen die Ruhezeiten und Grenzen geprüft, die in Ihrer Organisation eingestellt sind. Wer eine davon verletzen würde, steht am Ende der Liste und trägt den Grund als Kennzeichen. Wer an dem Tag abwesend ist, lässt sich gar nicht erst zuweisen.
- Tägliche Ruhezeit, Ausgleichsruhe und Wochenruhe
- Wöchentliche Höchstarbeitszeit und Durchschnitt im Durchrechnungszeitraum, auch mit Opt-out
- Grenze für verlängerte Dienste, Bedingungen der Besetzung und besondere Schutzgruppen
- Dienste in anderen Abteilungen, wenn Ihr Haus im Verbund plant
Zuweisen, und der Rest ist erledigt
Hat die Ersatzperson an dem Tag noch keinen passenden Dienst, legt Monkaru den kürzesten passenden an. Steht ihr ein Dienst ohne Besetzung im Weg, etwa wegen der Ruhezeit oder der Wochenstunden, zeigt Monkaru ihn als erforderliche Entfernung und nimmt ihn mit demselben Klick heraus. Weitere Dienste ohne Besetzung in der Woche können Sie optional mitentfernen, um die Stunden auszugleichen.
- Dienst, Besetzung und nötige Entfernungen in einem Schritt
- Steht noch ihr regulärer Dienst im Plan, die Rückfrage, was damit passiert
- Jede Änderung im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar
Auch nach der Veröffentlichung, und alle wissen Bescheid
Ausfälle kommen, wenn der Plan längst veröffentlicht ist. Der Besetzungsplan bleibt dann bearbeitbar: Der Dienst der Ersatzperson wird auf der Ist-Ebene eingetragen, der veröffentlichte Soll-Plan bleibt, wie er war. Die Ersatzperson und die ersetzte Person bekommen eine Benachrichtigung in Monkaru, mit den Tagen, die sich geändert haben.
- Benachrichtigung wie „Ihre Einteilung am 15.04. wurde geändert.“
- Mehrere Änderungen kurz hintereinander kommen als eine Meldung
- Zeitnachweis und Lohnexport stimmen am Monatsende mit dem überein, was tatsächlich gearbeitet wurde
So läuft ein Ausfall ab
- 01
Krankenstand eintragen
Im Dienstplan, in veröffentlichten Monaten in der Ist-Zeile der Person.
- 02
Markierte Besetzung sehen
Besetzungsplan, Warnungen und offene Besetzungen im Dashboard zeigen die Lücke.
- 03
Ersatz finden
Smart-Zuweisung wählen und die Besetzung anklicken. Monkaru reiht die Ersatzpersonen.
- 04
Zuweisen
Dienst, Besetzung und nötige Entfernungen in einem Schritt. Die Ersatzperson wird benachrichtigt.
- Ihre Regeln, nicht unsere
- Ruhezeiten und Grenzen kommen aus den Einstellungen Ihrer Organisation.
- Nachvollziehbar
- Wer wann wen ersetzt hat, steht im Aktivitätsprotokoll.
- Am Handy und Tablet
- Die Smart-Zuweisung ist auch im kompakten Layout verfügbar.
- Über Abteilungen hinweg
- Im Verbund zählen Dienste in anderen Abteilungen bei der Prüfung mit.
Häufige Fragen
Was passiert mit der Besetzung, wenn jemand krank gemeldet wird?
Sie wird markiert, aber nicht freigegeben. Überschneidet ein Krankenstand, Urlaub, eine Absenz oder ein Zeitausgleich die Besetzung, zeigt der Besetzungsplan ein rotes Ausrufezeichen, die Besetzung erscheint unter „Aktive Warnungen“ und in den offenen Besetzungen im Dashboard, dort mit dem Grund. Die Person bleibt eingeteilt, bis Sie sie ersetzen, damit nichts ohne Ihre Entscheidung verschwindet.
Nach welchen Regeln prüft die Smart-Zuweisung?
Nach den Einstellungen Ihrer Organisation: tägliche Ruhezeit und Ausgleichsruhe, Wochenruhe, wöchentliche Höchstarbeitszeit, der Durchschnitt im Durchrechnungszeitraum (mit dem höheren Wert bei Opt-out), die Grenze für verlängerte Dienste, Bedingungen der Besetzung und Regeln für besondere Schutzgruppen. Wird für die Besetzung ein neuer Dienst angelegt, gelten auch Ihre Dienstregeln. Dienste der Person in anderen Abteilungen im Verbund fließen in die Prüfung ein.
Kann ich auch jemanden wählen, der eine Regel verletzen würde?
Solche Personen stehen am Ende der Liste und tragen den Grund als Kennzeichen, etwa „Ruhezeit verletzt“. Ob Sie sie trotzdem zuweisen können, bestimmt Ihre Einstellung für manuelle Änderungen: erlaubt, nach Bestätigung oder gesperrt. Personen mit Abwesenheit an dem Tag lassen sich nicht zuweisen.
Was passiert mit dem Dienst der Person, die ausfällt?
Steht noch ihr regulärer Dienst im Plan, fragt Monkaru nach dem Ersetzen, was damit geschehen soll: Im Entwurf kann er verkürzt oder entfernt werden, in einem veröffentlichten Monat wird erfasst, was tatsächlich passiert ist, zum Beispiel „Nicht gearbeitet“. Ist ihr Krankenstand bereits in der Ist-Zeile eingetragen, entfällt die Rückfrage.
Funktioniert das auch nach der Veröffentlichung des Dienstplans?
Ja. In veröffentlichten Monaten bleibt der Besetzungsplan bearbeitbar. Der deckende Dienst der Ersatzperson wird auf der Ist-Ebene eingetragen, der veröffentlichte Soll-Plan bleibt unverändert. Dafür braucht es die Berechtigung „Lohndaten verwalten“. Dienste zu entfernen, um Platz zu schaffen, ist nur im Entwurf möglich.
Erfährt die Ersatzperson von der Änderung?
In veröffentlichten Monaten ja: Die Ersatzperson und die ersetzte Person bekommen eine Benachrichtigung in Monkaru mit den Tagen, die sich geändert haben. Mehrere Änderungen kurz hintereinander werden zu einer Meldung zusammengefasst. Im Entwurf gibt es keine Benachrichtigung, weil der Plan dort noch in Arbeit ist. Die Änderung sehen Mitarbeiter:innen trotzdem sofort in ihrem Dienstplan.
Passt dazu
Der nächste Ausfall kommt bestimmt
Legen Sie Ihre Besetzungen an und sehen Sie selbst, wer einspringen könnte. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.