Aushelfen in der Nachbarabteilung. Wer behält die Ruhezeit im Blick?
Ruhezeiten und Höchstgrenzen hängen an der Person, nicht an der Abteilung. Wer in zwei Abteilungen desselben Hauses Dienst macht, braucht also eine Prüfung über beide Dienstpläne. Im Verbund plant jede Abteilung weiter selbst, die Stammabteilung stimmt jedem Fremddienst zu, und Monkaru prüft die Dienste der Person in allen Abteilungen gemeinsam.
30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Einmal freigeben, dann jeden Dienst einzeln anfragen
Die anfragende Abteilung wählt die Person unter „Aus dem Verbund hinzufügen“ und fragt eine Freigabe an. Stimmt die Stammabteilung zu, erscheint die Person dort als eigene Zeile im Dienstplan. Eintragen lässt sich darauf trotzdem nichts direkt: Sie stempeln die gewünschten Dienste, Monkaru sammelt die Tage und schickt sie als eine Anfrage an die Stammabteilung.
- Die Zeile hat keinen eigenen Login und belegt keinen Platz in Ihrem Plan
- Eine Person je Anfrage, bis zu 31 Tage, keine vergangenen Tage und keine gesperrten Monate
- Dienste der Person in anderen Abteilungen stehen als graues „FD“ daneben, mit Abteilung und Uhrzeit
- Ohne genehmigten Fremddienst lässt sich auf der Zeile kein Dienst speichern
Die Stammabteilung entscheidet, mit einer Vorschau je Tag
Die Planungshoheit bleibt dort, wo die Person angestellt ist. Die Stammabteilung sieht jede Anfrage mit einer Prüfung für jeden Tag: nach den Regeln der anfragenden Abteilung, mit den Diensten der Person in allen Abteilungen. Was ihre eigenen Ruhezeitregeln dazu sagen, steht als Hinweis dabei.
- Je Tag „Kein Konflikt“, „Bestätigung nötig“ oder „Blockiert“
- Genehmigt oder abgelehnt werden alle Tage gemeinsam, ein blockierter Tag verhindert die Genehmigung
- Auf Wunsch stimmt zuerst die Person selbst zu, unter „Anfragen“
- Plant die Stammabteilung die Person an einem angefragten Tag selbst ein, wird die Anfrage abgelehnt und die anfragende Abteilung benachrichtigt
Geprüft über alle Abteilungen hinweg
Ist der Verbund aktiv, zählen die Dienste und Abwesenheiten einer Person in anderen Abteilungen bei jeder Prüfung mit: beim Planen von Hand, bei Auto-Füllen und bei der Smart-Zuweisung. Meldungen nennen die andere Abteilung, etwa „Dienst in Intensivmedizin“. Von dort sehen Sie Zeitfenster und Art des Eintrags, aber keine Notizen, Räume oder Dienstnamen.
- Tägliche Ruhezeit in beide Richtungen und Überschneidungen, auch bei Nachtdiensten
- Wochenruhe, wöchentliche Höchstarbeitszeit und Durchschnitt im Durchrechnungszeitraum
- Urlaub, Krankenstand und andere Abwesenheiten in der anderen Abteilung
- Rufbereitschaft in einer anderen Abteilung sperrt nicht, und fremde Dienste zählen nicht für Ihre Besetzungen
Vorgaben des Trägers, die jede Abteilung nur verschärfen kann
Für das ganze Haus können Mindestwerte gelten, die keine Abteilung unterschreitet. Sie werden einmal im Kontoportal festgelegt. In jeder Abteilung gilt dann der strengere Wert aus Vorgabe und eigener Einstellung, und in den Einstellungen der Abteilung steht die Vorgabe als Hinweis „Vom Träger vorgegeben“.
- Tägliche Ruhezeit und Wochenruhe mindestens, Wochenruhe verpflichtend
- Wochenarbeitszeit, Durchrechnungszeitraum und Durchschnitt höchstens, auch mit Opt-out
- Leer gelassen heißt: keine Vorgabe
- Veröffentlichte Monate behalten die Vorgaben, mit denen sie veröffentlicht wurden
Wer trägt die Stunden? Kostenstelle und Fremddienstabrechnung
Über Fremddienste soll nicht jedes Mal neu verhandelt werden. Im Kontoportal legen Sie ein Kostenmodell für das Haus fest: Stammabteilung zahlt, Anfragende Abteilung zahlt oder Geteilt. Die Fremddienstabrechnung zeigt je Monat, welche Abteilung welche Stunden trägt.
- Übersicht Stammabteilung → anfragende Abteilung, mit Summe und Aufstellung nach Person, als Excel oder CSV
- Gezählt werden die vereinbarten Stunden genehmigter Fremddienste, nicht die Ist-Erfassung
- Das Kostenmodell gilt für neue Anfragen, bereits gestellte behalten ihre Aufteilung
- Kostenstelle je Abteilung, als Spalte im Lohnexport. Stunden, keine Geldbeträge
So kommt eine Person aus dem Verbund in Ihren Dienstplan
- 01
Verbund einschalten
Im Kontoportal des Hauses, mit den Vorgaben des Trägers und dem Kostenmodell.
- 02
Freigabe anfragen
Die anfragende Abteilung wählt die Person, die Stammabteilung stimmt zu.
- 03
Dienste anfragen
Tage auf der Zeile der Person stempeln und als eine Anfrage senden.
- 04
Genehmigen
Die Stammabteilung prüft jeden Tag und genehmigt alle gemeinsam. Die Person wird benachrichtigt.
- Planungshoheit bleibt
- Jeder Fremddienst braucht die Zustimmung der Stammabteilung.
- Für die Person sichtbar
- Fremddienste stehen in „Mein Dienstplan“ und im Kalender-Abo.
- Nachvollziehbar
- Freigaben und Fremddienste stehen im Aktivitätsprotokoll.
- Datensparsam
- Zwischen Abteilungen gehen Zeitfenster und Art, keine Notizen.
Häufige Fragen
Was braucht es, damit wir den Verbund nutzen können?
Alle beteiligten Abteilungen hängen an einem gemeinsamen Konto Ihres Hauses, das wir mit Ihnen einrichten. Im Kontoportal schaltet eine Person mit der Rolle Abrechnungsadmin den Verbund ein, legt auf Wunsch Vorgaben des Trägers fest und wählt das Kostenmodell. Solange der Verbund aus ist, plant jede Abteilung für sich.
Kann die anfragende Abteilung Dienste einfach selbst eintragen?
Nein. Die Freigabe erlaubt nur, Dienste anzufragen. Jeder Fremddienst geht an die Stammabteilung und wird erst mit ihrer Genehmigung gespeichert. Solange eine Anfrage offen ist, kann die anfragende Abteilung sie zurückziehen. Einen genehmigten Fremddienst kann sie beenden, in einem veröffentlichten Monat mit Bestätigung der Stammabteilung. Umgekehrt kann die Stammabteilung die Person zurückholen, wenn die anfragende Abteilung zustimmt.
Welche Regeln gelten für einen Fremddienst?
Die Regeln der Abteilung, in der der Dienst stattfindet, und zwar mit allen Diensten der Person im Haus. Die eigenen Ruhezeitregeln der Stammabteilung sieht sie bei der Genehmigung als Hinweise, auf Wunsch des Hauses sperren sie auch. Vorgaben des Trägers gelten in jeder Abteilung als Untergrenze. Dienstregeln wie Kontingente oder Folgeverbote bleiben abteilungsintern.
Was sieht die andere Abteilung von unseren Diensten?
Für die Prüfung sieht sie Zeitfenster, Abteilung und Art des Eintrags, etwa Arbeitszeit, Bereitschaft, Rufbereitschaft oder Abwesenheit samt deren Art. Notizen, Räume, Besetzungen und Dienstnamen bleiben in Ihrer Abteilung. Wer in einer Abteilung Inhaber:in oder Admin ist, sieht beim Anfragen die Namen und Stammabteilungen der Personen im Haus.
Wird die Person gefragt, und wie erfährt sie davon?
Nach der Genehmigung bekommt sie eine Benachrichtigung in Monkaru, eine E-Mail gibt es dafür nicht. Den Dienst sieht sie in „Mein Dienstplan“ und im Kalender-Abo, mit der Abteilung, in der er stattfindet. Auf Wunsch fragt Monkaru die Person vorher: Sie stimmt unter „Anfragen“ zu oder lehnt ab, erst danach entscheidet die Stammabteilung. Personen ohne Zugang zu Monkaru werden nicht gefragt.
Wie werden Fremddienste abgerechnet?
Die Fremddienstabrechnung im Kontoportal zeigt je Monat, welche Abteilung welche Stunden trägt, nach dem Kostenmodell Ihres Hauses. Gezählt werden die vereinbarten Stunden genehmigter Fremddienste. Die Kostenstelle jeder Abteilung erscheint als Spalte im Lohnexport. Zeitkonten einer Person werden über die Abteilungen zusammengezählt, Urlaub wird je Abteilung geführt.
Passt dazu
Mehrere Abteilungen, ein Haus
Den Verbund richten wir mit Ihnen ein: Alle Abteilungen hängen an einem gemeinsamen Konto Ihres Hauses. Jede Abteilung kann vorher 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.