Wer hat das geändert, und wann?
Ein Dienst sieht anders aus als gestern, und niemand weiß mehr, wer ihn umgestellt hat. Monkaru hält jede Änderung an Dienstplan, Ist-Zeiten, Besetzungsplan, Stammdaten und Einstellungen im Aktivitätsprotokoll fest: mit den Werten vorher und nachher, der Person, die geändert hat, und der Uhrzeit. Nachträglich ändern lässt sich kein Eintrag.
30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Vorher, nachher, wer und wann
Jeder Eintrag zeigt auf einen Blick, wo geändert wurde, wie und wen es betrifft. Ein Klick öffnet die Details: die alten und die neuen Werte nebeneinander, darunter die ändernde Person mit Datum und Uhrzeit. Viele Änderungen auf einmal, etwa nach dem Auto-Füllen, fasst Monkaru je Person zu einem Stapel zusammen.
- Ort der Änderung, Art (Erstellt, Geändert, Gelöscht) und betroffene Person oder Sache
- Alte und neue Werte je Feld, zum Beispiel Dienst, Endzeit oder Team
- Stapel mit Anzahl und Herkunft: durch Auto-Füllen, aus der Versionswiederherstellung oder manuelle Änderung
- Ein Klick auf die Person öffnet ihre Monatsübersicht
Lückenlos, weil die Datenbank mitschreibt
Den Eintrag schreibt die Datenbank selbst, im selben Schritt wie die Änderung. Eine Änderung ohne Eintrag kann es deshalb nicht geben, egal ob sie im Dienstplan, im Besetzungsplan, in den Einstellungen oder über eine Anfrage entsteht. Was Monkaru automatisch ändert, steht mit „System“ im Protokoll.
- Dienst-PLAN, Dienst-IST, Abwesenheiten und Besetzungsplan mit Tagesausnahmen
- Genehmigte und abgelehnte Anfragen, Tauschanfragen und Dienstwünsche
- Mitarbeiter:innen mit Vertragszeiträumen und Teamzuordnung, Dienste, Teams, Skills und Kontobuchungen
- Einstellungen, Dienstregeln, Phasenwechsel, Rollen und Zugriffe, Verbund-Freigaben und Fremddienste
Den betroffenen Tag finden, nicht nur das Änderungsdatum
Die häufigste Frage lautet nicht „Was ist am Dienstag passiert?“, sondern „Wer hat den Dienstag geändert?“. Deshalb filtern Sie wahlweise nach dem Tag, an dem geändert wurde, oder nach dem Dienst-Tag, den die Änderung betrifft, egal wann sie gemacht wurde.
- Datum filtern nach Änderungsdatum oder Betroffener Tag
- Filter „Geändert von“ für einzelne Personen
- Filter „Änderungstyp“, zum Beispiel nur Dienst-IST, Besetzungsplan oder Rollen und Zugriffe
- Suche nach dem Namen einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters
Nicht änderbar, und jede Nacht geprüft
Einträge lassen sich weder bearbeiten noch löschen, von niemandem und über keinen Weg der Anwendung. Zusätzlich ist jeder Eintrag über eine Prüfsumme mit dem vorherigen verkettet. Jede Nacht prüft Monkaru die Kette Ihrer Organisation und zeigt das Ergebnis über dem Protokoll.
- Kein Bearbeiten, kein Löschen, auch nicht durch Inhaber:innen
- Ein veränderter, entfernter oder eingefügter Eintrag bricht die Prüfsummenkette
- „Unverändert, geprüft am …“ direkt über dem Protokoll
- Die Kette ist im Datenexport der Organisation enthalten
Mitarbeiter:innen sehen, was sich bei ihnen geändert hat
Mit der Berechtigung „Eigenen Änderungsverlauf einsehen“ bekommen Mitarbeiter:innen eine eigene Seite mit allen Änderungen, die sie selbst betreffen. Was noch im Entwurf ist, bleibt verborgen, und Angaben zu Kolleg:innen sind herausgefiltert. Ob sichtbar ist, wer geändert hat, entscheiden Sie gesondert.
- Eigene Dienste und Besetzungen, sobald der Monat veröffentlicht oder gesperrt ist
- Eigene Ist-Zeiten und Abwesenheiten mit Werten vorher und nachher
- Name der ändernden Person nur mit „Sehen, wer eine Änderung gemacht hat“
- Beide Berechtigungen sind anfangs aus, Sie schalten sie in den Einstellungen frei
So klären Sie eine Änderung
- 01
Aktivitätsprotokoll öffnen
In der Navigation unten, für Inhaber:innen und Admins, mit Team-Berechtigungen für die eigenen Teams.
- 02
Tag oder Person eingrenzen
Betroffener Tag, Geändert von oder der Name der Person, um die es geht.
- 03
Eintrag aufklappen
Alte und neue Werte, ändernde Person, Datum und Uhrzeit.
- 04
Weiter zur Person
Ein Klick auf den Namen öffnet die Monatsübersicht mit dem aktuellen Stand.
- Ist-Zeiten ohne Frist
- Änderungen an Ist-Zeiten bleiben sichtbar, mit eigenem Verlauf an jeder Zelle im Dienstplan.
- Nach Teams getrennt
- Admins mit Team-Berechtigungen sehen die Einträge ihrer Teams und die organisationsweiten.
- Klare Aufbewahrung
- Zwei Jahre lang im Protokoll einsehbar, danach gelöscht. Änderungen an Ist-Zeiten bleiben.
- Konto gelöscht, Spur bleibt
- Löscht jemand sein Konto, bleiben die Einträge. Nur Name und E-Mail der Person werden entfernt.
Häufige Fragen
Wer kann das Aktivitätsprotokoll sehen?
Inhaber:innen und Admins ohne Team-Einschränkung sehen das Protokoll der ganzen Organisation. Admins mit Team-Berechtigungen sehen die Einträge ihrer Teams und alle organisationsweiten Einträge wie Einstellungen oder Dienste. Mitarbeiter:innen bekommen mit der Berechtigung „Eigenen Änderungsverlauf einsehen“ eine eigene Seite mit den Änderungen, die sie selbst betreffen. Betrachter:innen haben keinen Zugang.
Kann jemand Einträge nachträglich ändern oder löschen?
Nein. Die Datenbank schreibt die Einträge selbst und lässt weder Änderungen noch Löschungen zu, auch nicht durch Inhaber:innen. Zusätzlich ist jeder Eintrag über eine Prüfsumme mit dem vorherigen verkettet; jede Nacht prüft Monkaru die Kette und zeigt das Ergebnis über dem Protokoll. Einträge verschwinden nur nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder wenn die ganze Organisation gelöscht wird.
Wie lange werden Einträge aufbewahrt?
Zwei Jahre. So lange sehen Sie jeden Eintrag im Aktivitätsprotokoll und können danach filtern, danach wird er gelöscht. Änderungen an Ist-Zeiten sind ausgenommen: Sie bleiben ohne Frist sichtbar, weil sie für Zeitnachweis und Lohnverrechnung zählen.
Sehen Mitarbeiter:innen, wer ihren Dienst geändert hat?
Nur wenn Sie es erlauben. Der eigene Änderungsverlauf braucht die Berechtigung „Eigenen Änderungsverlauf einsehen“, der Name der ändernden Person zusätzlich „Sehen, wer eine Änderung gemacht hat“. Beide sind anfangs aus. Änderungen am Dienstplan erscheinen dort erst, wenn der Monat veröffentlicht oder gesperrt ist, Entwürfe bleiben verborgen.
Was passiert mit den Einträgen, wenn jemand sein Konto löscht?
Die Einträge bleiben, denn sie dokumentieren Änderungen an den Daten Ihrer Organisation. Entfernt werden die Verknüpfung zum Konto sowie Name und E-Mail-Adresse der Person, im Protokoll steht dann „Unbekannter Benutzer“.
Kann ich das Aktivitätsprotokoll exportieren?
Ja, als Teil des Datenexports der Organisation: Inhaber:innen laden unter Einstellungen › Allgemein alle Daten als JSON-Datei herunter, darin das Aktivitätsprotokoll samt Archiv und Prüfsummenkette. Einen eigenen Export nur des Protokolls, etwa als PDF, gibt es derzeit nicht.
Passt dazu
Keine Diskussion mehr über „Das war schon immer so“
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