Wer hat wie viele Stunden gut, und wie viel Urlaub ist noch offen?
Überstunden und Resturlaub stehen oft in einer eigenen Liste, die nie ganz zum Dienstplan passt. In Monkaru ergeben sich beide Salden aus dem Plan selbst: das Zeitkonto aus Ist minus Soll, die Urlaubskonten aus Anspruch, Übertrag und den eingetragenen Abwesenheiten. Wer etwas korrigiert, bucht mit Vorzeichen und Grund, und der Verlauf bleibt vollständig.
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Das Zeitkonto rechnet sich aus dem Plan
Monkaru vergleicht je Mitarbeiter:in die Ist-Zeiten mit dem Soll. Mit dem Sperren eines Monats wird die Differenz ins Zeitkonto gebucht. Bis dahin sehen Sie die laufenden Monate trotzdem schon im Saldo, damit niemand bis zum Monatsende auf eine Zahl warten muss.
- Soll tagesgenau aus dem Vertragsverlauf, anteilig bei Eintritt oder Austritt unter dem Monat
- Je Abwesenheitsart einstellbar: laut Urlaubsvorlage, immer gutschreiben oder nie gutschreiben
- Saldo aus abgeschlossenen und laufenden Monaten, getrennt ausgewiesen
- Wird ein Monat entsperrt und erneut gesperrt, bucht Monkaru nur die Differenz nach
Mehrere Urlaubskonten, jedes mit eigenen Regeln
Erholungsurlaub, Fortbildung, Zusatzurlaub: Legen Sie so viele Urlaubskonten an, wie Ihr Haus führt. Jede Urlaubsvorlage bucht von genau einem Konto ab. Den Anspruch tragen Sie je Person und Konto im Vertragsverlauf ein, wer keinen eigenen Wert hat, bekommt den Standard des Kontos.
- Name, Kürzel, Anspruch pro Jahr in Tagen, bezahlt oder unbezahlt
- Vorlagen mit „Kein Konto“ gelten als Sonderurlaub ohne Saldo
- Urlaubsjahr als Kalenderjahr, Arbeitsjahr oder erst Arbeitsjahr, dann Kalenderjahr
- Zusatzurlaub für Nachtschwerarbeit, gutgeschrieben aus den geleisteten Nachtdiensten, und Strahlenurlaub mit eigenem Konto
Übertrag und Verfall nach Ihrem Kollektivvertrag
Was am Jahresende übrig bleibt, behandelt jedes Konto nach seiner eigenen Regel. Monkaru führt den Übertrag getrennt nach Herkunftsjahr, mit dem Datum, an dem er verfällt, und zieht genommenen Urlaub zuerst vom ältesten Übertrag ab. Rechtzeitig vor dem Verfall erinnert eine Benachrichtigung daran.
- Resturlaub vollständig übertragen, bis zu einer Obergrenze oder zum Jahresende verfallen lassen
- Übertrag verfällt nach einer wählbaren Anzahl Monaten oder nie
- Warnung „Urlaub verfällt bald“ über die Glocke, an die Planung, die Mitarbeiter:in oder beide
- Vorlaufzeit der Warnung in Monaten einstellbar
Jede Änderung ist eine Buchung
Salden werden in Monkaru nie überschrieben. Eine Korrektur, eine Auszahlung von Überstunden oder die Übernahme eines Altsaldos ist eine Buchung mit Vorzeichen, Datum und Grund. War die Buchung falsch, wird sie storniert: Monkaru bucht das Gegenteil, und das Original bleibt durchgestrichen im Verlauf.
- Buchungsarten: Anfangssaldo, Korrektur, Auszahlung, Anspruchs-Korrektur und Storno, dazu der Monatsabschluss als Systembuchung
- Gehört eine Korrektur zu einem abgeschlossenen Monat, landet sie im offenen Monat mit dem Vermerk, welchen sie korrigiert
- Nur mit der Berechtigung „Lohndaten verwalten“, die auch Inhaber:innen ausdrücklich brauchen, und nie auf das eigene Konto
- Jede Buchung steht im Aktivitätsprotokoll, die anderen Inhaber:innen werden benachrichtigt
Mitarbeiter:innen sehen ihre Salden selbst
Wie viel Urlaub bleibt, muss niemand in der Personalabteilung erfragen. Unter „Stunden & Urlaub“ sieht jede Mitarbeiter:in das eigene Zeitkonto und jedes Urlaubskonto, dazu jede Buchung, die dahinter steht. Beim Urlaubsantrag steht der verbleibende Anspruch gleich daneben.
- Je Urlaubskonto Rest, Genommen, Verplant, Beantragt, Anspruch und Übertrag
- Die Buchungen des eigenen Kontos mit Grund und buchender Person, Storni durchgestrichen
- Anfragen über den Restanspruch hinaus wahlweise blockieren oder bei der Genehmigung nur warnen
- Warnung, wenn ein Zeitausgleich das Zeitkonto ins Minus bringt
So kommen die Konten in Gang
- 01
Konten einschalten
In den Einstellungen „Zeit- und Urlaubskonto führen“ aktivieren und den ersten Monat wählen.
- 02
Urlaubskonten anlegen
Konten, Ansprüche, Übertrag und Verfall so einstellen, wie Ihr Haus es handhabt.
- 03
Altsalden übernehmen
Bestehende Überstunden und Resturlaub als Anfangssaldo buchen, bei neuen Mitarbeiter:innen gleich beim Anlegen.
- 04
Monat sperren
Das Zeitkonto wird gebucht. Korrekturen folgen als Buchung mit Grund.
- Ein Verlauf, nichts überschrieben
- Buchungen lassen sich nicht ändern oder löschen, nur stornieren.
- In Stunden geführt
- Alle Konten zählen in Stunden, Urlaub zusätzlich umgerechnet in Tage.
- Gebuchte Monate geschützt
- Vertragsänderungen, die in einen gebuchten Monat hineinwirken, werden abgelehnt.
- Austritte im Blick
- Ein nicht ausgeglichenes Konto beim Austritt wird als Hinweis angezeigt.
Häufige Fragen
Wann wird das Zeitkonto gebucht?
Beim Sperren eines Monats, also beim Monatsabschluss. Monkaru bucht dann je Mitarbeiter:in die Ist-Stunden samt gutgeschriebener Abwesenheiten minus Soll. Bis dahin zeigt der Saldo die laufenden Monate getrennt an. Wird ein Monat entsperrt und erneut gesperrt, kommt nur die Differenz dazu.
Können wir bestehende Überstunden und Resturlaub übernehmen?
Ja. In den Einstellungen legen Sie fest, ab welchem Monat Monkaru das Zeitkonto führt. Was davor war, buchen Sie je Mitarbeiter:in als Anfangssaldo, bei neuen Mitarbeiter:innen direkt beim Anlegen. Der Anfangssaldo steht wie jede andere Buchung mit Grund im Verlauf.
Wie werden Übertrag und Verfall von Resturlaub geregelt?
Je Urlaubskonto: Resturlaub wird vollständig übertragen, bis zu einer Obergrenze übertragen oder verfällt zum Jahresende. Zusätzlich legen Sie fest, nach wie vielen Monaten ab Ende des Herkunftsjahres ein Übertrag verfällt, oder dass er nie verfällt. Genommener Urlaub wird zuerst vom ältesten Übertrag abgezogen, und auf Wunsch warnt Monkaru einige Monate vor dem Verfall.
Wer darf Salden korrigieren?
Nur Personen mit der Berechtigung „Lohndaten verwalten“. Anders als sonst gilt das auch für Inhaber:innen: Sie müssen sich die Berechtigung ausdrücklich geben. Niemand kann auf das eigene Konto buchen, jede Buchung braucht einen Grund, steht im Aktivitätsprotokoll und wird den anderen Inhaber:innen gemeldet.
Kann eine falsche Buchung gelöscht werden?
Nein, Buchungen lassen sich weder ändern noch löschen. Eine manuelle Buchung wird storniert: Monkaru bucht den umgekehrten Betrag mit Grund, und das Original bleibt durchgestrichen im Verlauf. So lässt sich jeder Saldo bis zur ersten Buchung zurückverfolgen.
Was sehen Mitarbeiter:innen von ihren Konten?
Unter „Stunden & Urlaub“ das eigene Zeitkonto und je Urlaubskonto den Rest, genommene, verplante und beantragte Stunden, den Anspruch und den Übertrag, darunter jede Buchung auf dem eigenen Konto mit Grund und buchender Person. Beim Urlaubsantrag steht der verbleibende Anspruch je Konto dabei. Die Konten anderer Mitarbeiter:innen sehen sie nicht.
Passt dazu
Salden, die zum Plan passen
Übernehmen Sie Ihre Altsalden und sehen Sie nach dem ersten Monatsabschluss, wie sich die Konten fortschreiben. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.