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Ein Tausch ist schnell ausgemacht. Passt er auch zum Plan?

Dienste werden am Gang getauscht und Urlaube auf Zetteln beantragt, und die Planung erfährt es zuletzt. In Monkaru stellen Mitarbeiter:innen ihre Anträge direkt im Dienstplan. Ein Diensttausch geht zuerst an die Kollegin oder den Kollegen und erst dann an Sie, und vor der Genehmigung sehen Sie, was er im Dienstplan und im Besetzungsplan auslöst.

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Anträge dort, wo der Plan steht

Im Dienstplan des Teams wählen Mitarbeiter:innen die Antragsart und klicken die Tage in ihrer eigenen Zeile an. Eine Leiste am unteren Rand fasst den Antrag zusammen, eine Nachricht ist optional. Urlaub, Krankenstand, Absenz und Zeitausgleich lassen sich auch aus „Mein Dienstplan“ heraus beantragen, direkt am Tag.

  • Urlaub mit Urlaubstyp, Absenz und Zeitausgleich auch mit Uhrzeit
  • Krankenstand im Dienstplan des Teams auch für vergangene Tage
  • Im Urlaubsformular steht der verbleibende Anspruch, wenn Ihre Organisation Urlaubskonten führt
  • Offene Anträge tragen am Tag ein Kennzeichen, bis entschieden ist

Diensttausch: zuerst die Kollegin, dann Sie

Für einen Tausch klickt die Person zuerst ihren eigenen Dienst an, danach den gewünschten Dienst einer Kollegin oder eines Kollegen, auch an einem anderen Tag. Die andere Person bekommt eine Benachrichtigung und nimmt den Tausch unter „Anfragen“ an oder lehnt ihn ab. Erst wenn sie zugestimmt hat, landet der Tausch bei Ihnen.

  • Getauscht wird Dienst gegen Dienst, nur kommende Dienste, keine Abwesenheiten und keine Wochenruhe
  • Der Stand ist für beide sichtbar, etwa „Wartet auf Kollegen“ oder „Wartet auf Genehmigung“
  • Solange der Tausch nicht genehmigt ist, lässt er sich zurückziehen
  • Lehnt die Kollegin oder der Kollege ab, erfährt es die anfragende Person in Monkaru

Vor der Genehmigung sehen, was der Tausch auslöst

Wer einen Dienst übernimmt, übernimmt oft auch eine Besetzung: den Saal im OP, die Nacht auf der Intensivstation. Die Vorschau zeigt beide Seiten des Tauschs und jede Besetzung, die mitwandert, geprüft für die neue Person. Kann eine Besetzung nicht übergehen, entfernen Sie nur diese und genehmigen den Rest.

  • Je Besetzung „Übernehmen“ oder „Entfernen“, die Prüfung läuft danach neu
  • Tägliche Ruhezeit und Wochenruhe sperren immer
  • Arbeitszeitgrenzen, Dienstregeln, Team, Skills, Bedingungen und besondere Schutzgruppen nach Ihren Einstellungen: erlaubt, nach Bestätigung oder gesperrt
  • Dienste und Besetzungen wechseln in einem Schritt, der Tausch steht im Aktivitätsprotokoll

Alle Anfragen an einer Stelle

Unter „Anfragen“ sehen Sie, was offen ist: Art, Person, Zeitraum und Nachricht, filterbar nach Art, Person und Zeitraum. Bevor Sie eine Abwesenheit genehmigen, zeigt Monkaru, was dagegen spricht. Geklärte Anfragen wandern in den Anfragen-Verlauf, mit der Person, die entschieden hat, und dem Zeitpunkt.

  • Urlaub oder Absenz über einem bestehenden Dienst lässt sich nicht genehmigen
  • Ein überzogenes Urlaubs- oder Zeitkonto zeigt Monkaru als Warnung, wenn Ihre Organisation Konten führt
  • Beim Ablehnen geben Sie auf Wunsch eine Begründung mit, die Person sieht sie bei ihrer Anfrage
  • Mitarbeiter:innen erfahren die Entscheidung in Monkaru und, wenn sie es eingeschaltet haben, per E-Mail

Im Entwurf übernehmen, mit der Veröffentlichung bestätigen

Solange ein Monat im Entwurf ist, sehen Sie offene Anfragen blass im Dienstplan und planen um sie herum. Passt eine Anfrage, übernehmen Sie sie mit einem Werkzeug in den Plan. Die Person erfährt, dass ihr Antrag vorgemerkt ist, und mit der Veröffentlichung wird er genehmigt. Hat sie „Einzelne Tage genehmigbar“ gewählt, übernehmen Sie nur die Tage, die passen, und nur diese werden genehmigt.

  • Anfragen im Dienstplan ein- und ausblenden, im Urlaubsplan ebenso
  • Anträge sind in jeder Phase möglich, nur nicht in gesperrten Monaten
  • Beim Sperren werden übernommene Anfragen genehmigt, alle anderen offenen abgelehnt
  • Die Prüfung vor dem Sperren zeigt, wie viele Anfragetage noch offen sind

So läuft ein Diensttausch ab

  1. 01

    Dienste wählen

    Im Dienstplan des Teams „Diensttausch“ wählen, den eigenen Dienst und den der Kollegin anklicken, senden.

  2. 02

    Kollegin stimmt zu

    Sie bekommt eine Benachrichtigung und nimmt den Tausch unter „Anfragen“ an.

  3. 03

    Vorschau prüfen

    Sie sehen den Tausch, die Besetzungen, die mitwandern, und die Prüfung nach Ihren Regeln.

  4. 04

    Genehmigen

    Dienste und Besetzungen wechseln in einem Schritt. Beide werden benachrichtigt.

Ihre Regeln, nicht unsere
Was bei einem Tausch gesperrt ist oder eine Bestätigung braucht, legen Sie in den Einstellungen fest.
Sie entscheiden, wer beantragt
Mit der Berechtigung „Eigene Anträge stellen und einsehen“, für alle oder für einzelne Personen.
Nachvollziehbar
Jede Entscheidung über Urlaubs- und Abwesenheitsanträge steht im Aktivitätsprotokoll.
Am Handy
Anträge lassen sich am Handy stellen und beantworten, auch der Diensttausch.

Häufige Fragen

Welche Anträge können Mitarbeiter:innen stellen?

Urlaub, Krankenstand, Absenz, Zeitausgleich und den Diensttausch mit einer Kollegin oder einem Kollegen. Im Dienstplan des Teams sind alle Arten möglich, Urlaub, Krankenstand, Absenz und Zeitausgleich auch direkt am Tag in „Mein Dienstplan“. Ob Mitarbeiter:innen Anträge stellen dürfen, legen Sie mit der Berechtigung „Eigene Anträge stellen und einsehen“ fest, für alle oder für einzelne Personen.

Muss die Kollegin oder der Kollege einem Tausch zustimmen?

Ja. Ein Tausch geht zuerst an die andere Person, die ihn unter „Anfragen“ annimmt oder ablehnt. Erst nach der Zustimmung erscheint er bei der Planung zur Genehmigung. Lehnt sie ab, bekommt die anfragende Person eine Benachrichtigung, und solange der Tausch nicht genehmigt ist, kann sie ihn zurückziehen.

Was prüft Monkaru, bevor ein Tausch genehmigt wird?

Beide neuen Dienste werden nach den Einstellungen Ihrer Organisation geprüft. Tägliche Ruhezeit und Wochenruhe sperren immer. Arbeitszeitgrenzen, Dienstregeln und Regeln für besondere Schutzgruppen sind je nach Einstellung erlaubt, brauchen eine Bestätigung oder sind gesperrt. Jede Besetzung, die mitwandert, wird zusätzlich für die neue Person geprüft, etwa auf Team, Skills und Bedingungen.

Was passiert mit den Besetzungen im Besetzungsplan?

Sie wandern mit dem Dienst zur neuen Person. Die Vorschau vor der Genehmigung zeigt jede betroffene Besetzung mit Raum, Zeitfenster und Prüfergebnis. Passt eine Besetzung nicht zur neuen Person, entfernen Sie nur diese, dann bleibt sie im Besetzungsplan offen. Dienste und Besetzungen wechseln in einem Schritt.

Sind Anträge auch nach der Veröffentlichung möglich?

Ja, in jeder Phase außer in gesperrten Monaten, und auch ein Tausch lässt sich bis zum Sperren genehmigen. Im Entwurf können Sie Anfragen in den Plan übernehmen, mit der Veröffentlichung werden sie genehmigt. Hat die Person „Einzelne Tage genehmigbar“ gewählt, übernehmen Sie auch nur einzelne Tage, und nur diese werden genehmigt. Beim Sperren eines Monats werden übernommene Tage genehmigt und alle anderen offenen abgelehnt, die Prüfung davor zeigt, was noch offen ist.

Was passiert, wenn ein Urlaubsantrag den Resturlaub übersteigt?

Das legen Sie fest, wenn Ihre Organisation Urlaubskonten führt. Standardmäßig sieht die Planung beim Genehmigen eine Warnung mit dem Stand des Kontos danach und kann trotzdem genehmigen. Mit der Einstellung „Anfragen über den Restanspruch hinaus blockieren“ können Mitarbeiter:innen einen solchen Urlaubsantrag gar nicht erst stellen.

Passt dazu

Weniger Zettel, weniger Nachfragen

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