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Der Plan hat sich geändert. Wissen es alle?

Ein Dienst wird getauscht, eine Besetzung neu vergeben, der nächste Monat ist fertig. Wer davon erst am Dienstbeginn erfährt, erfährt es zu spät. Monkaru sagt den betroffenen Mitarbeiter:innen Bescheid, in der App und auf Wunsch per E-Mail, und bringt ihren Dienstplan in die Kalender-App am Handy.

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Veröffentlicht heißt: alle wissen es

Sobald Sie einen Monat veröffentlichen oder zur Abstimmung freigeben, bekommen alle Mitarbeiter:innen mit eigenem Zugang eine Benachrichtigung. Diese Meldung geht immer hinaus. Setzen Sie einen Monat zurück in den Entwurf oder sperren Sie ihn, bleibt das unter den Planer:innen: Mitarbeiter:innen bekommen dazu keine Meldung. Was passiert, zeigt der Dialog, bevor Sie speichern.

  • Veröffentlichen und Abstimmung: immer in der Glocke, dazu per E-Mail, sofern die Person sie nicht abgeschaltet hat
  • Erneut veröffentlicht: E-Mail nur, wenn sich seither etwas geändert hat
  • Andere Planer:innen sehen jeden Phasenwechsel in ihrer Glocke, auf Wunsch auch per E-Mail
  • Betrachter:innen erfahren, wenn ein Monat veröffentlicht wird, per E-Mail, wenn sie das einschalten

Ändert die Planung Ihren Tag, erfahren Sie es

Auch nach der Veröffentlichung ändert sich noch etwas: Jemand übernimmt einen Dienst, eine Besetzung wird neu vergeben, Ist-Zeiten werden eingetragen. Ändert die Planung in einem veröffentlichten Monat den Dienst oder die Besetzung einer Person, bekommt diese Person eine Nachricht mit den Tagen, die sich geändert haben.

  • Nachricht wie „Ihr Dienstplan am 15.04.2026 wurde geändert.“ oder „Ihre Einteilung am …“
  • Mehrere Änderungen innerhalb von 10 Minuten kommen als eine Meldung
  • Keine Meldung, wenn jemand den eigenen Tag selbst ändert, und keine für die nächtliche Übernahme des Plans in die Ist-Zeiten
  • Im Entwurf keine Meldung, die Änderung sehen Mitarbeiter:innen trotzdem sofort im Plan

Die Glocke: alles an einem Ort

Jede Benachrichtigung landet in der Glocke oben in Monkaru, am Computer wie am Handy. Ungelesenes trägt einen Punkt. Ein Klick markiert die Meldung als gelesen und öffnet die Seite, um die es geht: den Monat im Dienstplan, den eigenen Antrag, die Tagesübersicht mit der Ankündigung.

  • Für Mitarbeiter:innen: Veröffentlichung, Abstimmung, eigene Dienste, Antworten auf Anträge, Tauschanfragen und Ankündigungen
  • Für die Planung: neue Anträge, Tausche zur Genehmigung, Beitrittsanfragen, Phasenwechsel und Hinweise zum Urlaubsverfall
  • Neue Meldungen erscheinen sofort, solange Monkaru offen ist
  • Alle als gelesen markieren, einzeln oder alle löschen

E-Mail nur für das, was Sie per E-Mail wollen

Mitarbeiter:innen bekommen die wichtigsten Meldungen zusätzlich per E-Mail. Jede Art lässt sich in den persönlichen Einstellungen einzeln abschalten, standardmäßig sind alle an. Planer:innen schalten ihre E-Mails bei Bedarf selbst ein. Die Glocke bleibt dabei vollständig, sie ist die Aufzeichnung dessen, was jemand erfahren hat.

  • Für Mitarbeiter:innen sechs Schalter: Dienstplan veröffentlicht, Abstimmung offen, Eigene Dienste geändert, Antworten auf meine Anträge, Tauschanfragen von Kolleg:innen, Stand meiner Diensttausche
  • Für die Planung, standardmäßig aus: Anträge zur Genehmigung und Alle Phasenwechsel
  • Schon in der Glocke gelesen oder inzwischen entschieden? Dann kommt keine E-Mail mehr
  • Eine Reihe von Dienständerungen wird erst verschickt, wenn 10 Minuten Ruhe ist, als eine E-Mail

Der Dienstplan im eigenen Kalender

In „Mein Dienstplan“ unter „Kalender“ abonnieren Mitarbeiter:innen ihren Dienstplan in der Kalender-App, am Handy auch per QR-Code. Übernommen werden nur veröffentlichte und gesperrte Monate, mit den Diensten, die gerade gelten: Übernimmt jemand nach der Veröffentlichung einen Dienst, steht er beim nächsten Abruf im Kalender. Wann das ist, bestimmt die Kalender-App, sofort geht es also nicht.

  • Apple Kalender, Google Kalender, Outlook.com und Outlook 365
  • Zeitraum 3 Monate zurück bis 12 Monate voraus, Dienste und Abwesenheiten einzeln wählbar
  • Offene Anträge und Bemerkungen der Planung bleiben draußen
  • Der Link ist persönlich und lässt sich jederzeit erneuern oder deaktivieren

So kommt eine Änderung an

  1. 01

    Monat veröffentlichen

    Alle Mitarbeiter:innen mit Zugang bekommen eine Meldung in der Glocke und per E-Mail.

  2. 02

    Kalender abonnieren

    Einmal in „Mein Dienstplan“ unter „Kalender“, dann steht der Plan in der Kalender-App.

  3. 03

    Etwas ändert sich

    Die Planung ändert einen Dienst oder eine Besetzung. Die betroffene Person sieht es in der Glocke.

  4. 04

    Überall aktuell

    Die E-Mail folgt, wenn nichts mehr nachkommt, die Kalender-App holt den Dienst beim nächsten Abruf.

Kein Aushang nötig
Wer einen Zugang hat, erfährt vom neuen Monat, ohne nachzufragen.
Jede:r entscheidet selbst
Die E-Mails schaltet jede Person für sich ein oder aus.
Nichts Unfertiges im Kalender
Das Kalender-Abo übernimmt nur veröffentlichte und gesperrte Monate.
Auch im Verbund
Dienste in anderen Abteilungen stehen mit im Kalender, samt Name der Abteilung.

Häufige Fragen

Bekommen Mitarbeiter:innen Push-Mitteilungen aufs Handy?

Nein, Push-Mitteilungen am Sperrbildschirm gibt es noch nicht. Benachrichtigungen kommen über die Glocke in Monkaru, die sich live aktualisiert, solange Monkaru offen ist, und auf Wunsch per E-Mail. Die Dienste selbst stehen über das Kalender-Abo in der Kalender-App am Handy.

Wann erfahren Mitarbeiter:innen, dass ich ihren Dienst geändert habe?

In einem veröffentlichten Monat sofort in der Glocke, mit den geänderten Tagen. Mehrere Änderungen innerhalb von 10 Minuten werden zu einer Meldung zusammengefasst, die E-Mail dazu geht hinaus, wenn 10 Minuten nichts mehr dazugekommen ist. Im Entwurf gibt es keine Meldung, weil der Plan dort noch in Arbeit ist. Mitarbeiter:innen sehen Entwürfe aber schon und damit auch die Änderung.

Wie aktuell ist der Dienstplan im Kalender-Abo?

So aktuell wie der letzte Abruf. Die Kalender-App holt den Plan in ihren eigenen Abständen ab, meist innerhalb weniger Stunden; wann zuletzt abgerufen wurde, zeigt Monkaru beim Abo an. Für kurzfristige Änderungen ist deshalb die Glocke der schnellere Weg. Übernommen werden nur veröffentlichte und gesperrte Monate.

Was passiert, wenn jemand anderer den Kalender-Link bekommt?

Wer den Link kennt, kann den Kalender dieser Person lesen, so wie bei jedem Kalender-Abo. Deshalb lässt sich der Link jederzeit erneuern: Der alte funktioniert dann sofort nicht mehr. Im Abo stehen nur die eigenen Dienste und Abwesenheiten, ohne Bemerkungen der Planung und ohne offene Anträge.

Bekommt die Planung auch E-Mails?

Wenn sie will. Neue Anträge, Diensttausche zur Genehmigung, Beitrittsanfragen und die Phasenwechsel anderer Planer:innen meldet Monkaru in der Glocke, dazu zeigen Zähler dort offene Warnungen, offene Besetzungen und Anfragen. Per E-Mail kommen „Anträge zur Genehmigung“ und „Alle Phasenwechsel“, sobald Sie die Schalter in Ihren Einstellungen einschalten; standardmäßig sind sie aus. Ein bereits entschiedener Antrag wird nicht mehr gemailt.

Können Mitarbeiter:innen die E-Mails abschalten?

Ja, jede der sechs Arten einzeln, unter Einstellungen › Benachrichtigungen. Standardmäßig sind alle an. Die Glocke lässt sich nicht abschalten, damit dort vollständig steht, worüber jemand informiert wurde. Wer eine Antwort auf einen Antrag, eine Tauschanfrage oder eine Dienständerung schon in der Glocke gelesen hat, bekommt dazu keine E-Mail mehr.

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Weniger „Das hat mir niemand gesagt“

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