So schützt Monkaru Ihre Dienstplandaten.
Hier erfahren Sie, wo Ihre Daten gespeichert werden, wer in Ihrer Organisation welche Informationen sehen darf und wie sich Änderungen am Dienstplan nachvollziehen lassen. Die Unterlagen für Datenschutz, IT und Einkauf können Sie direkt herunterladen.
Frage 1 von 4
Wo liegen die Daten?
Ihre Daten werden in Deutschland gespeichert.
Monkaru verarbeitet nur die Personaldaten, die für die Dienstplanung nötig sind, etwa Namen, Dienste, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Patientendaten gehören nicht dazu, und bei einem Krankenstand fragt Monkaru weder nach einer Diagnose noch nach dem Grund.
Wo was liegt
- Datenbank und Anmeldung
- Supabase, Frankfurt
- Anwendungsserver
- IONOS, Deutschland
- E-Mail-Versand
- Brevo, Frankreich
- Verschlüsselung
- TLS 1.3 bei der Übertragung, AES-256 gespeichert
- Zahlung
- Im Regelfall auf Rechnung. Bei Onlinezahlung wird Stripe (USA) verwendet.
Alle Dienstleister und Schutzmaßnahmen stehen in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Frage 2 von 4
Wer sieht was?
Jede Person in Ihrer Organisation hat eine von vier Rollen: Inhaber:in, Admin, Mitarbeiter:in oder Betrachter:in. Die Rolle bestimmt, was jemand sehen und ändern darf. Braucht eine einzelne Person mehr oder weniger Rechte, passen Sie das nur für diese Person an.
Was jemand nicht sehen darf, überträgt Monkaru gar nicht erst an den Browser dieser Person.
- Admins lassen sich auf einzelne Teams beschränken.
- Optional kann jede Person für ihr Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App einschalten.
- Ebenfalls optional ist die automatische Abmeldung nach 30 Minuten ohne Aktivität, etwa für gemeinsam genutzte Stationsrechner.
- Vergebene Rollen und geänderte Rechte stehen im Aktivitätsprotokoll.
| Voreinstellung | Inhaber:in | Admin | Mitarbeiter:in | Betrachter:in |
|---|---|---|---|---|
| Dienstplan lesen | Ja | Ja | Ja, auch im Entwurf und in der Abstimmung, ausblendbar | Nur veröffentlichte Monate |
| Dienstplan ändern | Ja | Ja | Nein, stellt Anträge | Nein |
| Monat veröffentlichen | Ja | Aus, nur Inhaber:innen schalten frei | Nein | Nein |
| Krankenstände und Absenzen anderer | Ja | Ja | Aus, freischaltbar | Aus, freischaltbar |
| Dienst-Verteilung | Ja | Ja | Aus, freischaltbar: eigene Werte oder ganze Tabelle | Nein |
| Schutzzeiten und Verträge anderer | Ja | Ja | Nein, nur die eigenen | Nein |
| Aktivitätsprotokoll | Ja | Ja, bei Beschränkung die eigenen Teams | Eigener Verlauf, wenn freigegeben | Nein |
Voreinstellung
Dienstplan lesen
- Inhaber:in
- Ja
- Admin
- Ja
- Mitarbeiter:in
- Ja, auch im Entwurf und in der Abstimmung, ausblendbar
- Betrachter:in
- Nur veröffentlichte Monate
Dienstplan ändern
- Inhaber:in
- Ja
- Admin
- Ja
- Mitarbeiter:in
- Nein, stellt Anträge
- Betrachter:in
- Nein
Monat veröffentlichen
- Inhaber:in
- Ja
- Admin
- Aus, nur Inhaber:innen schalten frei
- Mitarbeiter:in
- Nein
- Betrachter:in
- Nein
Krankenstände und Absenzen anderer
- Inhaber:in
- Ja
- Admin
- Ja
- Mitarbeiter:in
- Aus, freischaltbar
- Betrachter:in
- Aus, freischaltbar
Dienst-Verteilung
- Inhaber:in
- Ja
- Admin
- Ja
- Mitarbeiter:in
- Aus, freischaltbar: eigene Werte oder ganze Tabelle
- Betrachter:in
- Nein
Schutzzeiten und Verträge anderer
- Inhaber:in
- Ja
- Admin
- Ja
- Mitarbeiter:in
- Nein, nur die eigenen
- Betrachter:in
- Nein
Aktivitätsprotokoll
- Inhaber:in
- Ja
- Admin
- Ja, bei Beschränkung die eigenen Teams
- Mitarbeiter:in
- Eigener Verlauf, wenn freigegeben
- Betrachter:in
- Nein
Die Tabelle zeigt die Voreinstellungen. Die meisten Rechte lassen sich je Rolle und je Person ändern, eine vollständige Übersicht finden Sie im Zugriffskonzept.
Frage 3 von 4
Wer hat was geändert?
Im Aktivitätsprotokoll sehen Sie zu jeder Änderung, wer sie wann vorgenommen hat und welche Werte vorher und nachher galten. Das gilt für Dienstplan, Besetzungsplan, Stammdaten und Einstellungen, auch für Änderungen nach der Veröffentlichung eines Monats.
- Die Einträge entstehen automatisch in der Datenbank, im selben Schritt wie die Änderung.
- Bearbeiten oder löschen lassen sich Einträge nicht, auch nicht von Inhaber:innen.
- Die Einträge sind über Prüfsummen miteinander verkettet, und Monkaru prüft diese Kette jede Nacht.
Frage 4 von 4
Welche Unterlagen gibt es?
Für die Prüfung durch Datenschutz, IT und Einkauf stellen wir die wichtigsten Unterlagen bereit, jeweils online und als PDF.
Auftragsverarbeitungsvereinbarung
Alle Dienstleister mit Standort und Schutzmaßnahmen.
Beschaffungsunterlagen
Anbieter, Hosting, Datenschutz, Informationssicherheit und Vertrag auf einer Seite.
Zugriffskonzept
Alle Rollen und Berechtigungen in Monkaru mit ihren Voreinstellungen.
DSFA-Arbeitshilfe
Eine Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung, die Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte an ihr Haus anpassen und prüfen.
Muster einer Betriebsvereinbarung
Falls Ihr Haus eine Betriebsvereinbarung abschließt: ein Muster nach § 96 und § 96a ArbVG als Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Wo werden die Daten gespeichert?
Datenbank und Anmeldung laufen bei Supabase in Frankfurt, der Anwendungsserver bei IONOS in Deutschland. E-Mails verschickt Brevo aus Frankreich. Abgerechnet wird im Regelfall auf Rechnung; bei Onlinezahlung wird Stripe (USA) verwendet, das dann nur Rechnungsdaten erhält. Alle Dienstleister mit Standort und Schutzmaßnahmen stehen in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Verarbeitet Monkaru Gesundheitsdaten?
Monkaru verarbeitet keine Patientendaten und fragt bei einem Krankenstand weder Diagnose noch Grund ab, erfasst werden Zeitraum und Art. Schon die Tatsache eines Krankenstands gilt aber als Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO. Deshalb sehen Mitarbeiter:innen und Betrachter:innen Krankenstände, Absenzen und Zeitausgleich anderer nur, wenn Sie das freigeben. Urlaube bleiben sichtbar. Zeiträume besonderer Schutzgruppen wie der Mutterschutz sehen nur die Person selbst und die Planung.
Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht?
Nein, sie ist optional. Jede Person kann sie für ihr eigenes Konto einschalten, mit einer Authenticator-App und Einmal-Wiederherstellungscodes. Monkaru empfiehlt sie bei der Anmeldung.
Kann jemand Einträge im Aktivitätsprotokoll ändern oder löschen?
Nein. Die Datenbank schreibt die Einträge selbst und lässt weder Änderungen noch Löschungen zu, auch nicht durch Inhaber:innen. Jeder Eintrag ist über eine Prüfsumme mit dem vorherigen verkettet, und Monkaru prüft die Kette jede Nacht. Einsehbar sind die Einträge zwei Jahre lang, Änderungen nach der Veröffentlichung ohne Frist.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Sie werden nicht automatisch gelöscht. Die Daten bleiben gespeichert, damit Sie sie weiter exportieren, später wieder mit Monkaru arbeiten und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen können. Inhaber:innen laden unter Einstellungen › Allgemein jederzeit die ganze Organisation als JSON-Datei herunter, jede Person zusätzlich ihre eigenen Daten. Gelöscht wird auf Ihre dokumentierte Weisung.
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