Erst der Bedarf. Dann die Dienste.

Der Besetzungsplan beschreibt den Bedarf: welche Besetzung an welchem Tag zu welcher Zeit gebraucht wird, etwa die Oberärztin auf der Intensivstation von 07:00 bis 15:00. Der Dienstplan zeigt, wer wann Dienst hat oder abwesend ist. Beide hängen zusammen: Wer eine Besetzung übernimmt, braucht einen Dienst, der sie abdeckt, und Monkaru trägt ihn beim Zuteilen mit ein.

Ja. Entsteht beim Zuteilen ein Dienst, prüft Monkaru ihn wie im Dienstplan: tägliche Ruhezeit und Wochenruhe, Überschneidungen, Abwesenheiten und Ihre Dienstregeln. Für die wöchentliche Höchstarbeitszeit und den Durchschnitt im Durchrechnungszeitraum gilt Ihre Einstellung: erlaubt, nach Bestätigung oder gesperrt. In veröffentlichten Monaten wird der Dienst als Änderung zum veröffentlichten Plan eingetragen, dort prüft Monkaru die Wochenstunden beim Zuteilen nicht.

Sie wird markiert, aber nicht freigegeben. Überschneidet ein Krankenstand, Urlaub, eine Absenz oder ein Zeitausgleich die Besetzung, zeigt der Besetzungsplan ein rotes Rufzeichen, der Dienstplan markiert den Dienst, und das Dashboard führt die Besetzung unter den offenen, mit dem Grund. Ist der Monat veröffentlicht und die Besetzung erforderlich, steht sie außerdem im Ausfall-Manager. Die Person bleibt eingeteilt, bis Sie sie ersetzen. So verschwindet nichts ohne Ihre Entscheidung.

Alle, die zur Besetzung passen, also nach Team, Position und Skills, und nach den Einstellungen Ihrer Organisation keine Ruhezeit, Arbeitszeitgrenze oder Dienstregel verletzen würden. Vorne steht, was am wenigsten ändert: Wer ohnehin da ist, kommt vor einem längeren Dienst, ein längerer Dienst vor einem freien Tag, ein freier Tag vor einem Tausch. Bei gleich großer Änderung kommen zuerst Personen, die schon zugesagt oder den Tag zum Einspringen markiert haben. Wer in den letzten 90 Tagen öfter eingesprungen ist als andere, kommt später. Wen Sie fragen und wen Sie einteilen, entscheiden Sie.

Den Tag, die Besetzung und den Dienst, die Antwortfrist und Ihre Nachricht, in Monkaru und per E-Mail. Wer ausfällt und warum, steht weder in der Anfrage noch in der E-Mail. Geantwortet wird in Monkaru mit Zusagen oder Absagen. Eine einfache Zusage geht auch über einen persönlichen Link in der E-Mail, der nur einmal gilt. Sagt jemand am Telefon zu, tragen Sie die Zustimmung selbst ein. Die E-Mail kann jede Person in ihrem Profil abschalten. Absagen werden nicht gezählt.

Dann können Sie den Dienst anordnen. Monkaru sortiert dafür nach den Stunden im Monat unter dem Soll, dann nach der Belastung der letzten sechs Monate. Oder Sie losen unter mindestens zwei Personen aus, die Sie auswählen. Gezogen wird zufällig auf dem Server, und alle in der Auswahl sehen das Ergebnis mit dem Zeitpunkt. Eingeteilt wird erst mit Ihrem Klick.

Sie bewertet alle Mitarbeiter:innen, die an dem Tag beschäftigt sind, mit einer Eignung von 0 bis 100. In die Reihung fließen Position, Team und Skills ein, die Belastung der letzten Monate und die Dienstpräferenzen aus der Abstimmung: Wer einen Dienst abgelehnt hat, steht weiter hinten. Wer nach den Einstellungen Ihrer Organisation eine Ruhezeit oder Arbeitszeitgrenze verletzen würde, steht am Ende und trägt den Grund als Kennzeichen. Für jede Person sehen Sie die Wochen- und Monatsstunden vorher und nachher. Wer übernimmt, entscheiden Sie.

Ja, genau dafür gibt es den Ausfall-Manager: Er arbeitet mit veröffentlichten Monaten und steht Inhaber:innen und Admins zur Verfügung. Im Entwurf füllen Sie offene Besetzungen im Besetzungsplan oder mit Auto-Füllen. Einzelne Besetzungen können Sie auch nach der Veröffentlichung direkt im Besetzungsplan ersetzen. In beiden Fällen wird der neue Dienst im Dienstplan als Änderung markiert, der veröffentlichte Plan bleibt erhalten, und die betroffenen Personen bekommen eine Benachrichtigung in Monkaru. Im Entwurf gibt es keine Benachrichtigung, weil der Plan dort noch in Arbeit ist.